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Effizient und effektiv - das Arbeiten mit studentischen Freelancern bringt für Unternehmen viele Vorteile mit sich: Aktuelles Uniwissen, hohe Motivation, volle Flexibilität, neue Impulse und dabei frühzeitig Talente kennenlernen. Wer das Arbeiten mit studentischen Freelancern erwägt, muss sich jedoch eingehend mit der Rechtslage beschäftigen. Studentische Freelancer sind nämlich nicht mit eigenen Arbeitnehmer:innen oder Werkstudent:innen gleichzusetzen. Im Gegenteil: Freelancer sind freie Mitarbeiter:innen, die persönlich, in eigener Verantwortung und für unterschiedliche Unternehmen arbeiten. Dieser Artikel betrachtet die Rechtslage in Deutschland, in Österreich und in der Schweiz.

Welches Recht für das Arbeiten mit studentischen Freelancern gilt und was du als Auftraggeber:in beachten musst – Junico informiert!

Arbeiten mit studentischen Freelancer:innen- Was bedeutet das als Auftraggeber:in ?

Freelancer ist die englische Bezeichnung für freie:r Mitarbeiter:in. Hierzu können sowohl Freiberufler als auch Gewerbetreibende zählen. Freelancer:innen sind also nicht pauschal mit klassischen Freiberufler:innen gleichzusetzen, denn einige freiberufliche Tätigkeiten, z. B. als Arzt:in oder Anwalt:in zu arbeiten, erfordern eine gesetzlich geregelte Ausbildung. Ein:e studentische:r Freelancer:in ist an einer Hochschule immatrikuliert und übt seine:ihre selbstständige Tätigkeit neben dem Studium aus.

Ob ein:e Freelancer:in nun ein Gewerbe besitzt oder freiberuflich arbeitet, ist für die Unternehmen bzw. Auftraggeber:innen jedoch weniger entscheidend, da sie in beiden Fällen vom:von der Freelancer:in nach getaner Arbeit eine Rechnung erhalten und sich nicht um Versicherungen, Sozialabgaben und Co. kümmern müssen. Interessanter ist es da, ob der:die studentische Freelancer:in auf die Kleinunternehmerregelung zurückgreift. Dies ist bei vielen, aber nicht allen studentischen Freelancer:innen der Fall. Handelt es sich nun bei der:dem Studierenden, um eine:n Kleinunternehmer:in, wird auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Dies ist zwar für umsatzsteuerpflichtige Auftraggeber:innen nicht von großer Bedeutung, kann aber für Privatpersonen oder Startups, die selbst noch nicht umsatzsteuerpflichtig sind, von Vorteil sein, da diese – anders als Unternehmen – die ausgewiesene Umsatzsteuer nicht zurückholen können.

Arbeiten mit studentischen Freelancer:innen - Arbeitszeiten

Anders als klassische Freelancer:innen müssen studentische Freelancer:innen darauf achten, dass ihre Tätigkeit in der Vorlesungszeit nicht 20 Stunde pro Woche übersteigt. Gehen sie ihrer Arbeit während der Vorlesungszeit vorsätzlich und über einen längeren Zeitraum mehr als 20 Stunden pro Woche nach, droht ihnen der Verlust ihres Studierendenstatus. In der vorlesungsfreien Zeit gibt es allerdings keinerlei Grenzen, was die Anzahl der Arbeitsstunden angeht. Auftraggebende sollten trotzdem im Hinterkopf behalten, dass Studierende – gerade, wenn es auf die Klausuren zugeht – durch ihr Studium zeitlich begrenzt sein können. Weitere Tipps zur Zusammenarbeit von studentischen Freelancer:innen und Unternehmen haben wir in einem anderen Artikel zusammengefasst.

Studentische Freelancer:innen gelten nicht als Mitarbeiter:in, sondern arbeiten in der Regel projektbezogen zu einer festen Vergütungsvereinbarung mit einem Unternehmen zusammen. Die Tätigkeit eines:r studentischen Freelancer:in wird vertraglich vereinbart und umfasst in den meisten Fällen Aufgaben aus den Bereichen Programmierung, Design & Kreatives, Marketing, Medien oder Texterstellung – also in Feldern, in denen auch klassische Freelancer:innen tätig sind. Auch Aufträge in den Bereichen Business, Sales und Service sind keine Seltenheit.

Welche Rechte hat der:die Freelancer:in?

Das Arbeiten mit studentischen Freelancer:innen ist für Unternehmen jeder Größe und Branche ungemein attraktiv. Durch die Arbeit mit einem:einer jungen, innovativen Freelancer:in können Unternehmen ihre Projekte flexibel durchführen und die Kompetenz junger Expert:innen nutzen. Studentische Freelancer:innen bringen einen frischen Wind in das Projekt und werden nicht selten anschließend im Unternehmen festangestellt. So können sich Unternehmen in einem flexiblen Rahmen die kreativen Köpfe von morgen sichern!

Solange der:die Freelancer:in jedoch als freie:r Mitarbeiter:in rein projektbezogen tätig ist, muss er oder sie ein Gewerbe angemeldet haben und selbst für Sozial- und Krankenversicherung aufkommen. Der:die Freelancer:in ist eigenverantwortlich tätig und ist für die Akquise neuer Aufträge selbst zuständig. Weiterhin besteht für den:die Freelancer:in keinen Anspruch auf:

• Kündigungsschutz
• Bezahlten Urlaub
• Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
• Nutzung der Büroräume
• Nutzung der Büroeinrichtung & Ihrer Infrastruktur

Vorsicht vor der Scheinselbstständigkeit!

Nicht selten kommt es vor, dass sich das Arbeiten mit einem:einer studentischen Freelancer:in nach dem ersten gemeinsamen Projekt fortführt. Dies allein ist keine Problematik, sondern vielmehr eine Win-Win-Situation für beide Seiten! Sollte es jedoch dazu kommen, dass der:die Freelancer:in nur noch für eine:n Auftraggeber:in arbeitet, liegt möglicherweise eine Scheinselbstständigkeit vor und es besteht die Gefahr, dass die Tätigkeit rückwirkend sozialversicherungspflichtig wird und der:die Auftraggeber:in in die Verantwortung genommen wird. Eine offene Kommunikation über die Auftragslage des Freelancers und das Thema Scheinselbstständigkeit zu besprechen hilft, um nicht in die Spirale zu kommen.

Die drei wichtigsten Anhaltspunkte für eine Scheinselbstständigkeit sind folgende:

• Der Umsatz eines:r Freelancer:in, der mit nur einem Unternehmen über einen langen Zeitraum (mehrere Monate) generiert wird, liegt bei mind. 80 %.
• Es bestand vorher bereits ein Angestelltenverhältnis und es wirkt so, als wenn das Verhältnis auf Rechnungsbasis fortbesteht.
• Der:die Freelancer:in ist fest in den Alltag des Unternehmens integriert und unterliegt den Weisungen des Unternehmens, wie z.B. Weisungen über die Arbeitskleidung oder über den Arbeitsplatz.

Wichtig ist an dieser Stelle, dass es sich nicht zwangsläufig um eine Scheinselbstständigkeit handeln muss, wenn ein Freelancer seine Einkünfte maßgeblich (also mind. 80 % der Umsätze) über einen Kunden generiert. In einem solchen Szenario kann der:die Freelancer:in auch zu den rentenversicherungspflichtigen Selbstständigen gehören. 

Solltest du nach wie vor verunsichert sein, sei dir der Fachbeitrag des Experten Sebastian Stricker ans Herz gelegt. Dieser hat einen ausführlichen Beitrag zum Thema Rechtssicherheit beim Einsatz von Freelancer:innen verfasst.

Arbeiten mit studentischen Freelancer:innen: Was ist eigentlich mit dem Honorar?

Sicherlich ist es für Unternehmen auch aus Kostengründen attraktiv, mit studentischen Freelancer:innen zu arbeiten. Besonders Startups mit wenig Budget können ihre Projekte qualitativ und kostengünstig umsetzen. Es ist eine klassische Win-Win-Situation: das Unternehmen trägt für den:die Freelancer:in keine Kosten wie für einen klassischen Arbeitnehmer:in und kann die Rechnung steuerlich absetzen. Studentische Freelancer:innen können ihre Studentenkasse aufbessern, ihr Portfolio aufbauen und einen wertvollen Kontakt zu diversen Unternehmen herstellen.

Dennoch gelten für das Arbeiten mit studentischen Freelancer:innen rechtliche Bestimmungen. So darf die Vergütung das Mindestlohngesetz nicht übergehen und muss den neuen Anforderungen des Bundessozialgerichts entsprechen. 2017 wurde die Honorarhöhe als wichtiges Kriterium für die Selbstständigkeit eingeführt. Somit müssen studentische Freelancer:innen im Vergleich zu angestellten Werkstudenten:innen höher vergütet werden, womit das Risiko einer unterstellten Scheinselbstständigkeit sinkt. Kurzum, eine faire Vergütung in Kombination mit einer offenen Projektkommunikation bildet die beste Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit studentischen Freelancer:innen.

Beim Inserieren auf Junico kann für Aufträge entweder ein Festpreis oder ein Stundensatz ausgewählt werden. Ebenso ist es möglich, ein monatliches Budget oder ein Honorar pro geleistete Einheit festzulegen – z. B. x € pro Landingpage, x Cent pro Wort oder x € pro Illustration. Wenn Unsicherheit bzgl. einer sinnvollen Bezahlung besteht, nimmt ein:e Mitarbeiter:in von Junico gerne Kontakt auf, um im Dialog mit den Kund:innen ein angemessenes Honorar zu bestimmen.

Welche Verträge kommen infrage beim Arbeiten mit studentischen Freelancer:innen? 

In der Regel wird mit einem:einer Freelancer:in ein Dienstvertrag oder ein Werkvertrag abgeschlossen. Für kleine Projekte genügt jedoch eine Absprache, die als E-Mail festgehalten wird. Denn eine E-Mail erfüllt nach deutschem Gesetz ebenfalls die sogenannte „Schriftform“. Grundsätzlich sollte eine Zusammenarbeit zwischen einer:m Auftraggeber:in und einem:einer studentischen Freelancer:in nur dann begonnen werden, wenn auf beiden Seiten ein gutes Gefühl vorherrscht, da dies die Basis für jede gute Kooperation ist. 

Dienstvertrag

Ein Dienstvertrag wird in der Regel abgeschlossen, wenn die Vergütung auf Stundenbasis (auch möglich: pro Tag bzw. pro Monat) erfolgt bzw. immer dann, wenn kein konkretes Endprodukt/Werk festgelegt werden kann. Wie der Name schon vermuten lässt, wird der:die Selbstständige in diesem Fall für seine:ihre Dienste entlohnt und nicht für die Herstellung einer bestimmten Sache. Typische Beispiele sind Aufträge wie eine Betreuung von Social-Media-Kanälen, Schulungen oder ein kontinuierliche Wartung einer WordPress-Website. Ein Werkvertrag hingegen wird abgeschlossen, wenn ein Pauschalpreis (Festpreis) für ein Projekt vereinbart ist und das auszuliefernde Endprodukt klar bestimmt werden kann. Ein klassischer Fall wäre die Erstellung einer Website mit den Funktionalitäteten A, B und C oder die Kreation eines Logos (inkl. zwei Korrekturschleifen).

Pauschalvergütung

Wurde eine Pauschalvergütung, also ein Festpreis vereinbart, ist dieser Fixbetrag bindend. Sollte sich Mehraufwand für den:die Freelancer:in ergeben, wird dieser in der Regel nicht vergütet. Andersherum erhält der:die Freelancer:in auch dann die volle Summe, wenn die Aufgabe wesentlich schneller als zunächst angenommen erledigt wurde. Allerdings kann bzw. sollte, sofern sich eine sogenannte wesentliche Leistungsänderung ergibt, der pauschal festgelegte Festpreis erhöht werden. Eine wesentliche Leistungsänderung liegt dann vor, wenn eine Aufwandserhöhung um 20 % des im Rahmenvertrag ursprünglich erfassten Aufwands vorliegt. Dies passiert gerade bei komplexen Projekten schneller als man denkt. Um gar nicht erst in diesen Konflikt zu kommen, lohnt sich bei der Verwendung von Festpreisen eine möglichst genaue Projektbeschreibung, die den Umfang des Projekts genau bestimmt, zu erstellen. Auftraggebende sind in diesem Moment jedoch nicht auf sich allein gestellt, da der:die studentische Freelancer:in gerade bei großen Projekten vorab ein aussagekräftiges Angebot erstellt.

Aufwandsvergütung

Viele Unternehmen, die Erfahrung mit dem Arbeiten mit studentischen Freelancer:innen haben, wählen die Aufwandsvergütung. Diese Art der Vergütung erfolgt auf Basis eines ausverhandelten Stundensatzes und kann bei Bedarf in einem Dienstvertrag festgehalten werden. Dank dieser dynamischen Vergütung besteht weder für das Unternehmen noch für den:die Freelancer:in das Risiko eine unwirtschaftliche Vergütung zu vereinbaren. Darüber hinaus ist auch ein pauschaler monatlicher Betrag möglich. Dies bietet sich an, wenn es sich um zeitlich schwer festzumachende Dienstleistungen wie die Betreuung von Social-Media-Kanälen oder die Wartung einer bestehenden Webseite handelt. Ein Festpreis für ein Projekt hat wiederum den Vorteil, dass vom Unternehmen im Vorfeld ein klares Budget für eine Aufgabe bestimmt werden kann und sich genau die studentischen Freelancer:innen auf den Auftrag bewerben, die bereit sind, die Aufgabe zu dem angebotenen Honorar zu übernehmen.

Arbeiten mit studentischen Freelancer:innen: Recht in Österreich & der Schweiz

Die Regelungen in Deutschland für das Arbeiten mit studentischen Freelancer:innen sind nahezu konform mit der Rechtslage in Österreich und der Schweiz. Wie bei den deutschen Vorgaben dürfen keine Wettbewerbs- oder Kundenschutzklauseln im Vertrag mit dem:der Freelancer:in stehen, sollten diese jedoch zwingend nötig sein, müssen sich die Klauseln auf die rein betrieblichen Erfordernisse beschränken. Weiterhin ist der Freelancer auch im österreichischen Recht nicht weisungsgebunden und frei in der Wahl seines Arbeitsorts und seiner Arbeitszeit.

Die Rechtslage in der Schweiz im Hinblick auf das Arbeiten mit studentischen Freelancern sieht vor, dass der:die Freelancer:in sich bei der Sozialversicherungsanstalt anmelden muss – ganz gleich, wie hoch das Einkommen ist. Weiterhin muss der:die Freelancer:in sich der Ausgleichskasse melden und sich u.U. als Einzelunternehmen ins Handelsregister eintragen lassen.

📌Das Fazit und unsere Checkliste zum Thema "Arbeiten mit studentischen Freelancer:innen"

Die wichtigsten Infos zum Thema Arbeiten mit studentischen Freelancer:innen – die Rechtslage im Überblick haben wir hier nochmal die wichtigsten Infos auf einen Blick:

• Der:die Freelancer:in kommt selbst für Versicherungen jeder Art auf
• Die Tätigkeit darf in der Vorlesungszeit 20 h pro Woche nicht überschreiten; in der vorlesungsfreien Zeit ist die Arbeitszeit nicht reguliert
• Der:die Freelancer:in kann seinen:ihren Arbeitsort und seine:ihre Arbeitszeit frei wählen und ist nicht weisungsgebunden
• Die Vergütung kann als Festpreis oder Aufwandsvergütung geregelt werden, darf jedoch nicht den Mindestlohn unterschreiten und sollte im Vergleich zu Angestellten (Werkstudent:innen) etwas höher ausfallen
• Das Unternehmen sollte darauf achten, dass der Freelancer parallel weitere Projekte akquiriert, an denen der:die Freelancer:in mehr als 1/6 seines gesamten Umsatzes verdient (Vermeidung Scheinselbstständigkeit)
• Mögliche Vertragsarten: Dienstvertrag oder Werkvertrag
• Bei kleinen Projekten genügt eine Zusammenfassung der Absprache per Mail

Du wünschst weitere Informationen zum Thema Arbeiten mit studentischen Freelancer:innen: Rechtslage in Deutschland, Österreich und in der Schweiz? Kontaktiere uns gerne.

* Die Angaben in diesem Artikel wurden mit großer Sorgfalt recherchiert (Stand 05.09.2019). Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der angegebenen Informationen können wir dennoch keine Haftung übernehmen.Insbesondere ersetzen die Informationen keine qualifizierte Beratung durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.