Dank Timeboxing effizienter und produktiver arbeiten – stimmt das?

In diesem Artikel

Hast du das Gefühl, du bist beim Arbeiten oder Lernen nicht effizient und lässt dich zu leicht ablenken:

• Surfst du immer wieder auf Facebook & Co.?
• Lenkt dich dein Smartphone von der Arbeit ab?
• Redest du in der Bib lieber mit deinen Kommiliton:innen, als an deiner Hausarbeit zu feilen

Sicher weißt du, dass du mit diesem Problem nicht alleine dastehst: Die meisten Menschen schaffen es erst unter Zeitdruck, konzentriert einer Tätigkeit nachzugehen.

Die Adaption des Timeboxing-Modells auf die selbstständige Arbeit eröffnet Freelancer:innen und Studierenden eine Möglichkeit, Arbeitsphasen effizienter zu gestalten: Timeboxing wird beispielsweise im „Extreme Programming“ angewendet und soll im Ursprung Teams dazu motivieren, ihre Arbeit und Meetings effizienter und fokussierter auf das Ziel ausgerichtet zu gestalten. 🚀

Was bedeutet Timeboxing?

Eine Timebox ist ein Zeitabschnitt, der nicht überschritten werden darf und in dessen Grenzen eine bestimmte Tätigkeit oder auch ein Meeting ausgeführt werden muss. Dein Terminkalender wird also in Zeitboxen eingeteilt. Wird die Länge eines Meetings beispielsweise auf 20 Minuten festgelegt, sind alle Beteiligten dazu gezwungen, ihre Redezeit auf ein relevantes Minimum zu beschränken. Führt man eine bestimmte Tätigkeit nach dem Timeboxing-Modell aus, setzt man sich ein Limit, in dem die Tätigkeit ausgeführt werden soll. Schafft man die Tätigkeit in diesem Zeitraum, wird die Timebox das nächste Mal knapper gesetzt. Bleibt jedoch noch Arbeit offen, wird die restliche Tätigkeit entweder getrichen oder in eine andere Timebox verschoben.

Wie wendet man das an? ⏰

Möchte man ein einfaches Portfolio mit WordPress aufsetzen, ließen sich die Timeboxes beispielsweise so einteilen:

• Wahl des WordPress-Themes
• Installation von WordPress und allen benötigten Plugins
• Anpassung von Logo, Corporate Colors, Seitenaufbau und Footer im Backen
• Einpflege der vorgegebenen Seiten
• Geradeziehen des Themes anhand der CSS-Datei
  
  

Timeboxing lässt sich auch im traditionellen Projektmanagement anwenden. Hierbei würde man das Projekt zum Beispiel erst mit Arbeitspaketen planen und den Inhalt dann in die Timeboxes einteilen. Im Projektmagazin findest du eine ausführliche Anleitung hierzu:

Der Unterschied zwischen Arbeitspaketen und Timeboxing

Arbeitspakete sind vor allem im Projektmanagement das A und O! Wenn man sich das Projekt an sich als fertiges Puzzle vorstellt, sind die Arbeitspakete die einzelnen Puzzleteile. Die Struktur und der Ablauf eines Projektes muss genau geplant sein. Die einzelnen Etappen und Zwischenschritte müssen dafür genau definiert und bestimmt werden – dafür sind die Arbeitspakete dar:

• Ein Arbeitspaket ist die kleinste und unterste Einheit eines Projektplans und kann nicht weiter unterteilt werden.
• Ein Arbeitspaket ist eine eigene Aufgabenstellung mit definierten Zielen innerhalb eines Projektes.
• Ein Arbeitspaket hat einen bestimmten Inhalt und Umfang, der von einer zugewiesenen Person oder einem Team bearbeitet wird.
• Ein Arbeitspaket sollte im Gleichgewicht mit den anderen Arbeitspaketen eines Projektes stehen.

Wie ihr wahrscheinlich selbst fetsgestellt habt, gibt es also einen entscheidenden Unterschied zwischen dem Timeboxing und Arbeitspaketen. Beim Timeboxing steht die Zeit und das Limit der Boxen im Vordergrund, während man sich bei Arbeitspaketen auf das Ausführen der Leistung fokussiert.

Effizientes Freelancen – Timeboxing anwenden

Wir kennen es alle: Klausurenphase steht an und man weiß überhaupt nicht, wo man anfangen soll und verbringt stattdessen lieber den halben Tag mit Online Shopping oder versinkt auf Instagram. Wenn du dir aber dieses Mal vornimmst, wirklich effizienter zu sein und nicht wieder einen Tag vor der Klausur in Stress geraten willst, wäre der folgende Tipp ein Must für dich!

Gleiches gilt natürlich für dich als Freelancer:in: Du hast momentan viel zu tun oder sogar mehrere Projekte gleichzeitig. Das Timeboxing hilft dir dabei, deine Arbeit möglichst schnell abzuwickeln und du optimierst gleichzeitig dein eigenes Zeitmanagement.💪🏼

Probiere doch mal aus, deinen Tag etwas vorauszuplanen:

• Was muss heute/morgen erledigt werden?
• Was hat Priorität?
• Gibt es Deadlines zu beachten?

Dann schätzt du die ungefähre Dauer der verschiedenen Tätigkeiten ein und unterteilst deinen Tag in verschiedene Timeboxes. Dabei kannst du dir zum Beispiel eine 30:10 oder auch 60:20 Struktur vornehmen: Du arbeitest konzentriert für 60 Minuten und machst anschließend 20 Minuten Pause und wiederholst den Vorgang anschließend. Wichtig hierbei ist, dass du dich unbedingt an diese Struktur hälst!

Um sicher zugehen, dass du auch alle anstehenden Aufgaben schaffst, kannst du dir in deiner zur Verfügung stehenden Zeit Zeitpuffer einbauen. Du bekommst aber relativ schnell ein Gefühl dafür, wieviel du in etwa in einer Timebox schaffst.

Vor- und Nachteile der Technik ✅ ❌

📌 Fazit – Timeboxing für ein effizienteres Zeitmanagement 

Wer das Timeboxing-Modell anwendet, profitiert nicht nur von einer geringeren Arbeitszeit: Auch die Dauer eines Projekts kann sehr schnell ziemlich genau vorhergesagt werden, da die einzelnen Prozesse in Time-Boxes eingeteilt sind. So lernst du effektives Arbeiten – aber, und das ist am Wichtigsten: Dabei solltest du nie den Spaß am Freelancen verlieren!

Und jetzt mal Hand aufs Herz: Wie häufig lassen wir uns ablenken und finden um uns herum auf einmal alles interessanter als die eigentliche Arbeit? Etwas Druck kann da sicherlich nicht schaden. Wenn man weiß, dass man nur einen bestimmten Zeitrahmen hat, um fertig zu werden, fühlt man sich abends auch gleich viel besser, weil man so viel geschafft hat. Die Motivation und die Produktivität steigert sich – besser gehts doch eigentlich gar nicht?