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Und täglich grüßt das Murmeltier: Wieder zehn neue Newsletter im Postfach, die du genervt als gelesen markierst oder direkt in den Papierkorb verschiebst. Du könntest diese Mails abbestellen, aber mit der von der Schulter rutschenden Tasche und dem heißen Kaffee, den du über den Bahnsteig balancierst, hast du gerade absolut keine Zeit. „Mach ich später!“, murmelst du – wie so oft in den letzten Monaten.

Und irgendwann ist es dann so weit: Dein Frust über das überlaufende Postfach ist so groß, dass es zum gnadenlosen Showdown kommt: Mit einem diabolischen Funkeln in den Augen kündigst du rigoros alle Newsletter und mit jeder Abmeldung fühlst du dich befreiter. Wäre doch gelacht, wenn … Moment – was ist das?

Dein Zeigefinger schwebt über dem „Hier-Abstellen-Link“. Auf diesen speziellen Newsletter freust du dich eigentlich immer, siehst sogar nervös auf die Uhr, wenn er nicht zur gewohnten Zeit eintrudelt. Beim Lesen tauchst du jedes Mal für einige Minuten in eine andere Welt ein und fühlst dich wertgeschätzt, anstatt wie das Opfer eines 08/15-Verkaufspitches. Du lässt den Zeigefinger sinken und beschließt: Dieser Newsletter darf bleiben.

Die Bestandteile von Unternehmenskommunikation

Um in der Unternehmenskommunikation, die sehr verschiedene Aspekte umfasst, seine Zielgruppen zu erreichen, ist das E-Mail-Marketing mit Newslettern lediglich ein kleiner und trotzdem wichtiger Baustein, um eine nachhaltige Vertrauensbasis zu deinen (bestehenden) Kund:innen aufzubauen und zu festigen. Unternehmenskommunikation beschreibt interne und externe Kommunikationsprozesse.

Interne Unternehmenskommunikation

Interne Unternehmenskommunikation spielt eine zentrale Rolle in der Stärkung des Teamgeists und der Unternehmenskultur. Sie fördert den offenen Austausch zwischen Mitarbeiter:innen und Führungskräften, was wiederum die Arbeitszufriedenheit und Produktivität steigert. Beispiele hierfür sind regelmäßige Team-Meetings, interne Newsletter, die über Neuerungen informieren, und digitale Plattformen, die den Austausch von Ideen und Feedback erleichtern. 

Externe Unternehmenskommunikation

Externe Unternehmenskommunikation ist entscheidend, um die Beziehung zu Kund:innen, Partner:innen und der Öffentlichkeit zu stärken. Hierzu gehören Aktivitäten wie Social-Media-Kampagnen, Pressemitteilungen und externe Newsletter. Diese Maßnahmen fördern das Markenimage und bauen Vertrauen auf, indem sie einen offenen Dialog und transparente Kommunikation pflegen. Oft bleiben dir in der externen Unternehmenskommunikation normalerweise nur wenige Sekunden, um den Besucher:innen klarzumachen, warum sie weiterlesen sollten. 

Achtung: Trommelwirbel! Da sind sie: Drei Tipps (oder mehr), wie du deine Website-Texte und dein E-Mail-Marketing in der externen Unternehmenskommunikation optimierst:

Unternehmenskommunikation – Storytelling trifft Content

Kommt dir die Situation vom Anfang des Artikels bekannt vor? Falls nicht, bist du wahrscheinlich noch nie mit E-Mail-Marketing in Berührung gekommen, ein Teil von externer Unternehmenskommunikation, in dem geschicktes Storytelling mit interessantem Content verflochten wurde. Immerhin abonnieren wir nur dann einen Newsletter, wenn wir uns für das Angebot sowie die entsprechende Themenwelt interessieren und einen späteren Kauf in Erwägung ziehen. Trotzdem liegt die durchschnittliche Öffnungsrate für Newsletter bei nur 25 %.

Achte beim Lesen deines eigenen „Lieblingsnewsletters“ doch mal darauf, was dich genau fesselt: Ist es ein spannender Einstieg? Ein angedeutetes Geheimnis? Fünf, zehn oder drölf-tausend Tricks, wie du sofort schöner, ausgeglichener oder erfolgreicher werden kannst (oder drei Tipps, wie du die Unternehmenskommunikation optimieren kannst, denn falls du bis hierhin gelesen hast, scheint dich das wirklich zu interessieren). Gerade wenn wir längere Zeit eine Kaufentscheidung mit uns herumtragen, erwerben wir am Ende des Tages nicht nur das Produkt, sondern die damit verbundene Gefühlswelt – dazu zählt diese Art von Beziehungsmarketing.

Unternehmenskommunikation: (lehrreicher) Content is king!

In einem Newsletter mit einem 10 % Promotionscode um die Ecke zu kommen (der zuvor vermutlich eingepreist wurde) kann jede:r. Das ist nichts, was deine Kund:innen unbedingt dazu bringt, sich mit dir verbunden zu fühlen. Doch was wäre, wenn sie etwas von deiner Unternehmenskommunikation lernen könnten? Einen fantastischen Life-Hack oder unterhaltsame Fakten aus deiner Produktwelt? 

Zum einen verschenkst du damit nützliches Wissen (das Gesetz der Reziprozität lässt grüßen), zum anderen beweist du mit deinem Content Kompetenz. Damit baust du Vertrauen und eine Bindung zu deinen Kund:innen auf. Wenn du solche Mails regelmäßig verschickst und ihren Inhalt dabei möglichst kreativ verpackst, betreibst du die nachhaltigste Art der Unternehmenskommunikation. Deine Konkurrenz kann einpacken – selbst, wenn sie ein günstigeres Angebot zu bieten hat. Denn deine potenziellen Kund:innen haben dich im Hinterkopf und werden mit einem guten Gefühl bei dir kaufen, sobald sie dazu bereit sind.

Versetze dich für die Unternehmenskommunikation in deine Kund:innen

Klingt simpel – doch dieser Perspektivwechsel fällt vielen Unternehmen und Selbstständigen häufig schwer. Oft besteht die externe Unternehmenskommunikation aus einer einzigen Selbstbeweihräucherung: „Seit 30 Jahren sind wir die führenden Expert:innen in der Einhornzucht. Mit uns finden Sie eine:n kompetente:n und verlässliche:n Partner:in bei der Auswahl Ihres magischen Begleiters.“  

Einhörner klingen großartig, aber: Die Kompetenz, Zuverlässigkeit und Qualität deines Angebots sollten doch selbstverständlich sein, oder? Die einzige Frage, die sich deine Kund:innen stellen, lautet: Was habe ich davon? 

„Lass dich Tag für Tag von der Einhorn-Magie verzaubern und werde mit unserer Hilfe zum gefeierten Star auf deinem Ponyhof!“ Je mehr du dich mit der „Helfer:innen-Rolle“ identifizierst, desto mehr Interessent:innen werden dir zuhören und zu neuen Kund:innen werden.

Tipps für die Vorbereitung guter Kund:innenkommunikation

Um dich in deine Kund:innen versetzen zu können, achte beim Schreiben oder Überarbeiten deiner Texte für die externe Unternehmenskommunikation auf folgende Punkte: 

✅ Stelle deine Kund:innen in deiner Außenkommunikation in den Mittelpunkt. In ihrer eigenen Story möchten sie Batman oder Catwoman sein. Du darfst ihnen als Robin mit deinem Produkt dabei helfen, den Goldtopf am Ende des Regenbogens zu finden.

✅ Konzentriere dich nicht auf den äußeren Wunsch deiner Kund:innen, sondern auf ihr inneres Bedürfnis. Dazu zählen beispielsweise Anerkennung, Gesundheit, Schönheit, Zeitersparnis, Sicherheit oder mehr Umsatz.

✅ Passe den Sprachstil und die Tonalität auf deine Zielgruppe an.

Tipps für die Umsetzung guter Kund:innenkommunikation

Sobald du den nächsten Text für deine Website, Newsletter oder Produktbeschreibung als Teil deiner Unternehmenskommunikation verfasst, behalte immer im Hinterkopf: Nenn das Kind beim Namen und sag deinen Interessent:innen, warum sie ausgerechnet zu dir kommen sollten – was machst du besser als die Konkurrenz? (Das ist übrigens einer der wenigen Momente, in denen du in die „Wir“-Perspektive wechseln darfst.) 

Verwende dabei keine aussagelosen Buzz-Wörter wie „Erfolg“, „Glück“ oder „Zufriedenheit“ sondern erkläre konkret, in welcher Form sich der Benefit im Leben deiner Kund:innen manifestieren wird. Prüfe doch gleich mal anhand dieser Checkliste, ob deine Website folgende Funktionen erfüllt:

✅ Deine Kund:innen stehen im Rampenlicht, obwohl du das genialste Produkt des Universums im Angebot hast.

✅ Deine Headline bringt den Benefit für deine Kund:innen verständlich auf den Punkt (idealerweise handelt es sich dabei um deinen USP).

✅ Du verwendest eine Wortwelt, in der sich deine Wunschkund:innen wohlfühlen.

📌 Fazit: Mache deine Kund:innen zu den Held:innen deiner Unternehmenskommunikation!

Deine Texte greifen alle Punkte auf? Herzlichen Glückwunsch! Damit gehörst du zu den wenigen Unternehmen mit einer optimierten Kund:innenansprache. Trotzdem lohnt es sich immer wieder, seine Kund:innenkommunikation mit dieser Checkliste auf den Prüfstand zu stellen. Denke immer an die Rolle deiner Leser:innen – sie sind die Held:innen eurer gemeinsamen Geschichte. Versetze dich in deine Kund:innen rein und passe deine Kommunikation an ihre Bedürfnisse an. Biete ihnen lehrreichen Content verpackt in interessantem Storytelling, um sie an dich zu binden und dich von der Konkurrenz abzuheben. 

Falls du mehr zu diesem Thema erfahren möchtest, kann ich dir folgendes Buch wärmstens empfehlen: „Storybrand“ von Donald Miller, ein unverzichtbarer Leitfaden für jede:n, die:der sich in seiner:ihrer Unternehmenskommunikation von anderen abheben will, um so mehr Kund:innen zu gewinnen.