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Viele Freelance-Karrieren starten mit geringen Jahresumsätzen. In diesem Fall hast du die Möglichkeit, von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch zu machen (siehe Achtung: Steuern). Tust du dies, brauchst du dir auch erst einmal keinen Kopf um Umsatzsteuer und Vorsteuer zu machen, da du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweist.

Sollte dein Umsatz im Vorjahr mehr als 22.000 € gewesen sein, oder im laufenden Kalenderjahr über 50.000 € (Stand Januar 2023) betragen haben, musst du dich mit dem Thema Umsatzsteuervoranmeldung beschäftigen. Freiwillig darfst du dies übrigens auch schon bei geringeren Umsätzen tun, was sich vor allem dann lohnt, wenn du hohe Betriebsausgaben hast. Willst du dies Online machen, so steht die Elster Umsatzsteuervoranmeldung zur Verfügung. 

So oder so, du brauchst keine Angst vor dem Thema Umsatzsteuer zu haben: In diesem Blogartikel erfährst du alles Wissenswerte – so wird die Umsatzsteuervoranmeldung zum Klacks.

Hintergrund der Elster Umsatzsteuervoranmeldung

Weist du die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus, muss diese an das Finanzamt abgeführt werden. Dies verpflichtet dich zu einer regelmäßigen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung (USt.-VA) und der damit verbundenen Umsatzsteuervorauszahlung an dein Finanzamt. Das Gute: So brauchst du dir keine Sorgen zu machen, am Ende des Jahres auf einmal einen hohen Betrag an das Finanzamt zahlen zu müssen.

Wann?

Innerhalb deiner ersten beiden Jahre als Freelancer:in musst du die Umsatzsteuervoranmeldung in der Regel monatlich abgeben, danach richtet sich der Rhythmus nach der Umsatzsteuerlast des Vorjahrs. So kann es bei geringen Umsätzen sein, dass du nur quartalsweise oder sogar jährlich melden musst.

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss grundsätzlich immer bis zum 10ten des Folgemonats an das Finanzamt übermittelt werden. Fällt dieser auf einen Samstag, einen Sonntag oder einen Feiertag, dann verlängert sich die Frist bis zum nächsten Werktag. Bei Versäumnis wird ein Verspätungszuschlag vom Finanzamt erhoben. Solltest du beispielsweise aus beruflichen Gründen deine Umsatzsteuervoranmeldung zum Monatsanfang nicht einreichen können, kannst du eine Dauerfristverlängerung bei deinem Finanzamt beantragen. Dadurch verlängert sich die Frist jeweils um einen Monat. Stellst du auch Rechnungen ins Ausland aus, kann dir das Reverse Charge Verfahren bei Umsatzsteuer helfen.

Voraussetzungen?

Die Grundvoraussetzung für die Umsatzsteuervoranmeldung ist, dass du umsatzsteuerpflichtig bist und vom Finanzamt eine Umsatzsteuernummer erhalten hast (siehe Fragebogen zur steuerlichen Erfassung). Sollte dir noch keine Umsatzsteuernummer vorliegen, kannst du erst einmal unter Angabe deiner Steuernummer deine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen.

Du kannst deine Umsatzvoranmeldung bequem mit einer Buchhaltungssoftware, wie Lexoffice oder sevdesk, vornehmen. Eine weitere Möglichkeit zur Umsatzsteuervoranmeldung bietet dir die offizielle Steuersoftware des Bundes, die auf den Namen Elster hört. Diese Elster Umsatzsteuervoranmeldung kannst du online ausfüllen und bei deinem Finanzamt einreichen. Hierfür musst du dich einmalig beim Online-Finanzamt Elster registrieren. Achtung: die Registrierung und die damit verbundene Legitimation kann bis zu 14 Tage dauern.

Wie?

So funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung:

1. Wähle „Zertifikatsdatei“ als Login-Option aus
2. Als Freelancer:in ist die Registrierung „für mich“ bestimmt
3. Eingabe deiner Daten wie E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Identifikationsnummer, neuer Benutzername, neue Sicherheitsabfrage und Sicherheitsantwort
4. Optional: Möchtest du elektronische Daten und Belege, die der Steuerverwaltung zu Ihrer Person übermittelt wurden, erhalten, dann kannst du dich für den Belegabruf registrieren
5. Du erhältst eine E-Mail von Elster, die du bestätigen musst
6. Innerhalb einiger Tage erhältst du einen Aktivierungs-Code vom Finanzamt zugesendet
7. Den Aktivierungs-Code kannst du nun bei Elster eingeben
8. Nun kannst du dir deine Zertifikatsdatei erstellen bzw. herunterladen
9. Mit dieser kannst du dich nun bei Elster einloggen und deine Elster Umsatzsteuervoranmeldung erstellen

Ausfüllhilfe zur Elster Umsatzsteuervoranmeldung

Um deine Umsatzsteuervoranmeldung vorzunehmen, musst du dich mit deiner Zertifikationsdatei und deinem Passwort bei Elster anmelden. Danach kannst du unter „Mein Elster“ ein neues Formular erstellen. Hierfür wählst du das Formular „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ aus.

Generell kannst du bei der Umsatzsteuervoranmeldung schnell den Überblick verlieren, aber dies brauchst du nicht, denn für die meisten Freelancer:innen sind nur wenige Zeilen von Bedeutung:

Zeile 1-16

Am Anfang gibst du den Monat (ggf. das Quartal) und das Jahr an, für welches du die Umsatzsteuer-Vorauszahlung anmelden möchtest. Feld 14 wird ausgewählt, wenn du eine bereits abgeschickte Umsatzsteuervoranmeldungen korrigieren möchtest. Feld 15 musst du ausfüllen, wenn du Belege oder Ähnliches per Post einreichen möchtest. Im ersten Schritt kannst du darauf verzichten und das Finanzamt wird sich bei dir melden, wenn sie die Belege benötigen. Wichtig ist hierbei, dass du deine Belege 10 Jahre aufbewahrst. Dabei kannst du die Belege, die dir nicht digital vorliegen einscannen und digital archivieren.

Danach müssen deine Stammdaten (Name, Adresse, Steuernummer etc.) erfasst werden. Für die nächsten Anmeldungen deiner Umsatzsteuer kannst du ganz einfach die einmalig, erfassten Stammdaten übernehmen.

Die nächsten Zeilen musst du nur ausfüllen, wenn du deine Vorsteuervoranmeldung mit Unterstützung eines:einer Steuerberater:in oder einer anderen Person erfasst.

Zeile 20-30

Hier trägst du deine addierten Umsätze ein, die du in dem jeweiligen Monat erwirtschaftet hast. Hierbei wird nur unterschieden, zu welchem Steuersatz deine Leistung abgerechnet wird. In den meisten Fällen wird deine Leistung mit 19 % besteuert. Bei kreativen Leistungen kann auch ein ermäßigter Steuersatz von 7 % anfallen.

Wichtig dabei ist, dass du die Nettobeträge (also ohne Umsatzsteuer) einträgst.

Zeile 55-61

An dieser Stelle kannst du den summierten Betrag der angefallenen Vorsteuer, die du durch den Erwerb von Lieferungen und Leistungen entstanden sind, angeben. Zum Beispiel hast du in Folge deiner Freelancetätigkeit einen Zug (Preis 38,90 € inkl. 6,21 € Steuern) buchen müssen. Nun darfst du in die Zeile 6,21 € eintragen.

Zeile 66–67 das große Finale

Durch die Eintragung des Nettoumsatzes und der abziehbaren Vorsteuerbeträge wird in Zeile 60 der noch zu zahlende Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen.

Als letzter Schritt fehlt nur noch die Überprüfung und Versendung deiner Elster Umsatzsteuervoranmeldung. Nach dem Online-Versand musst du nur noch den zu zahlenden Umsatzsteuerbetrag begleichen (bei einer Gutschrift musst du nichts weiter tun). Mach das am besten sofort, um Mahngebühren zu vermeiden.

Tipp: Du kannst dem Finanzamt auch eine Einzugsermächtigung erteilen, dann wird der fällige Betrag direkt von deinem Geschäftskonto abgebucht.

📌 Umsatzsteuervoranmeldung? Kein Problem!

Überschreitet dein Umsatz des Vorjahrs 22.000 € oder des laufenden Kalenderjahrs 50.000 € (Stand Januar 2023), musst du dich mit der Umsatzsteuervoranmeldung auseinandersetzen. Mit unserer Ausfüllhilfe ist die Elster Umsatzsteuervoranmeldung ganz einfach und muss immer bis zum 10ten des Folgemonats abgegeben werden.

*Die Inhalte dieses Artikels haben wir mit großer Sorgfalt erstellt und versuchen sie regelmäßig zu aktualisieren. Trotzdem übernehmen wir keine Gewähr für die Richtigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen. Eine Haftung für Schäden, die aufgrund der hier angebotenen Informationen entstehen, übernehmen wir nicht.