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Die Buchhaltung nimmt in jedem Unternehmen eine wichtige Funktion ein. Normalerweise kümmern sich hauptsächlich Buchhalter um die sogenannte Buchführung. Als Freelancer bist du für diese selbst verantwortlich. Softwareprogramme und Steuerberater können dich allerdings unterstützen. Die Buchführung beginnt bereits vor der Gründung deines Unternehmens. Denn es entstehen teils vor der Aufnahme der eigentlichen Tätigkeit Kosten, die später als Betriebsausgaben steuerlich abgesetzt werden können – allerdings nur, wenn du die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch nimmst.

Ist die Gründung erst einmal vollzogen, geht es mit der Buchführung wirklich los: In dieser müssen nämlich sämtliche Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens erfasst sein. Die Buchführung fungiert einerseits als Basis für die alljährlich anstehende Steuererklärung. Andererseits kann über sie die Situation des Unternehmens beurteilt werden. Sie gibt zum Beispiel Auskunft darüber, ob das Unternehmen solide geführt wird oder nicht. Gewinne beziehungsweise Verluste gehen demnach aus einer Buchhaltung hervor.

Welche Art der Buchhaltung eignet sich für dein Unternehmen?

Die Buchhaltung unterteilt sich im Wesentlichen in die einfache und doppelte Buchführung. Welches Buchführungsverfahren schließlich zum Einsatz kommt, hängt von der Art deines Unternehmens (Rechtsform), vom erzielten Gewinn und vom gemachten Umsatz ab.

Die einfache Buchführung gilt zum einen für alle Freiberufler, unabhängig von deren Umsatz und Gewinn. Zum anderen dürfen diejenigen Gewerbetreibenden die einfache Buchführung in Anspruch nehmen, welche im Jahr einen Gewinn unter 60.000 Euro sowie einen Umsatz unter 600.000 Euro erzielt haben. Bei Kleinunternehmern ist das beispielsweise der Regelfall. Jene sind damit von der sogenannten Buchführungspflicht befreit. Sie müssen lediglich eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aufstellen. Im Rahmen einer solchen Rechnung werden alle Einnahmen und Ausgaben zusammengetragen, wodurch letztlich der jeweilige Gewinn beziehungsweise Verlust des abgelaufenen Geschäftsjahres ermittelt werden kann. 

Die doppelte Buchführung muss derweil von allen Unternehmen verwendet werden, die entweder im Handelsregister verzeichnet sind oder aber die Gewinn- oder Umsatzschwelle der einfachen Buchführung übersteigen. Außerdem unterliegen alle Kapitalgesellschaften, Kaufleute und Unternehmen, die ein selbstständiges Handelsgewerbe führen, der Buchführungspflicht. Bei der doppelten Buchführung wird der Zahlungsverkehr mit mehreren Konten geregelt (Kontenrahmen). Für jedes dieser Konten existiert jeweils eine Soll- und Haben-Seite. Es werden also zwei Einträge pro Geschäftsvorgang getätigt. Jede Branche besitzt ihr eigenes systematisches Buchungsverzeichnis. In diesem werden bestimmte Kontenklassen und Kontengruppen angelegt.

Ein wesentlicher Teil der Buchhaltung: Rechnung schreiben

Rechnungen schreiben. Jeder Freelancer trägt dafür selbst die Verantwortung. Wenn du ein Unternehmen als Kunden hast, muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach erbrachter Leistung gestellt werden. Bei Privatkunden gibt es dagegen keine maximale Frist. Nach der Ausstellung muss die Rechnung zehn Jahre lang archiviert werden. 

Gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) sind gewisse Angaben in einer Rechnung verpflichtend. Zunächst einmal sollten in dieser die vollständigen Namen und Anschriften des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers enthalten sein. Die dem Freelancer vom Finanzamt ausgehändigte Steuernummer beziehungsweise die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern zugeteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sind ebenfalls in die Rechnung einzufügen. 

Du als Freelancer musst darüber hinaus eine Rechnungsnummer vergeben, welche zur eindeutigen Identifizierung einer bestimmten Rechnung dient. Als Rechnungsaussteller verwendest du deswegen jede Rechnungsnummer nur einmal und lässt diese mit dem nächsten Auftrag einfach weiterlaufen. Dazu ein Beispiel: Deine Rechnungsnummer lautet auf der ersten ausgestellten Rechnung beispielsweise 3000 001. Diese Nummer würde dann beim zweiten Auftrag auf 3000 002 erhöht werden. Neben der Rechnungsnummer kannst du auch eine Kundennummer festlegen, insofern es sich um eine längerfristige Zusammenarbeit handelt. Diese Nummer kann ebenfalls frei gewählt werden, bleibt jedoch im Gegensatz zur Rechnungsnummer stets gleich. Beim ersten Kunden würde es sich also anbieten mit der Kundennummer eins anzufangen.  

Des Weiteren umfasst eine Rechnung die Menge und Art der gelieferten Gegenstände und erbrachten Leistungen. Das Ausstellungsdatum der Rechnung sowie der Zeitpunkt der Lieferung (Leistungsdatum) sind ebenso unbedingt zu erwähnen. Weiterhin sollten immer eine Bankverbindung und ein Zahlungsziel auf der Rechnung genannt werden. Der Rechnungsbetrag muss selbstverständlich auch auf dem Dokument zu finden sein. Jenem müssen gewisse steuerrechtliche Angaben beigefügt werden. Steuersätze und Steuerbefreiungen sind in diesem Zusammenhang etwa zu nennen. Welche steuerrechtlichen Informationen auf deiner Rechnung wiederum erforderlich sind, hängt von der Art deines Unternehmens und vom Umsatz ab. 

Wie ist eine Rechnung in der Buchhaltung aufgebaut? 

Um dir die ersten Schritte im Bereich der Buchhaltung ein bisschen zu erleichtern, wird im Folgenden ein Vorschlag unterbreitet, wie eine seriöse Rechnung ungefähr aussehen kann. Im oberen Drittel der Rechnung stehen in der Regel der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger, das Firmenlogo, das Rechnungs- sowie Leistungsdatum, die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Kundennummer und die Rechnungsnummer. Im Hauptteil der Rechnung werden die Auftragsdetails (Art und Menge der Lieferung beziehungsweise der erbrachten Leistung) ein wenig genauer beschrieben. Außerdem werden dort der Rechnungsbetrag sowie die etwaigen steuerlichen Angaben notiert. Schließlich folgt am unteren Ende der Rechnung eine Zusammenstellung von Kontaktinformationen, wie beispielsweise Telefonnummer, E-Mail-Adresse, ein Link zur Website und die Bankdaten des eigenen Unternehmens. Weitere nützliche Informationen zum Thema ″Buchhaltung als Freelancer″ findest du im Factsheet von Billomat.