Briefing schreiben für Freelancer:innen – wie schreibe ich ein gutes Briefing?

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Ein gut formuliertes und aussagekräftiges Briefing kann neben gutem Projektmanagement die ausschlaggebende Weichenstellung für den Erfolg eines Projektes sein. Wenn du aber im Gegensatz ein schlechtes Briefing für Freelancer:innen schreibst, gehst du unter Umständen das Risiko ein, dein gesamtes Projekt in Gefahr zu bringen und stehst am Ende vor einem Scherbenhaufen. Vielleicht ist sogar die langfristige Beziehung zu deinen Kund:innen belastet. Was also gehört zu einem erfolgreichen Briefing für Freelancer:innen? Was musst du unbedingt beachten und was gibt es für nützliche Tipps? Im Folgenden werden wir von Junico dir Tipps zum Erstellen von Briefings geben, sodass es nie wieder an diesem ersten und potenziell wichtigsten Schritt der Zusammenarbeit mit Freelancer:innen hakt.

Das richtige Briefing für Freelancer:innen schreiben

Es gibt tausend Wege, wie du potenziell ein schlechtes Briefing für deine Freelancer:innen schreiben kannst. Scheitern tut es oft schon daran, dass du und deine Freelancer:innen sich kaum kennen. Aber auch essenzielle Infos, die du bei deinem Briefing vergessen hast, sind wie Steine auf dem zukünftigen Arbeitsweg. Sollten zum Beispiel Budget und Zeitrahmen nicht enthalten sein, stehen die Sterne schlecht. Dein:e Freelancer:in weiß nicht, mit welchen Methoden du und dein Unternehmen arbeiten. Nachher war die ganze Arbeit deine:r Freelancer:innen völlig umsonst. Doch keine Sorge! Mit unseren Tipps wird deine zukünftige Zusammenarbeit mit Freelancer:innen nichts als Erfolg für dein Unternehmen bescheren.

1. Das gegenseitige Kennenlernen

Der erste richtige Schritt ist bereits vor dem Aufsetzen des Briefings getan. Besonders wenn Unternehmen und Freelancer:in zum ersten Mal zusammenarbeiten, sollten sich beide Parteien zunächst ein genaues Bild voneinander machen. Freelancer:innen sollten bei der Aufnahme ihrer Arbeit über die Historie, die Ziele, das Produktfeld und die Position im Markt im Bilde sein. Außerdem sollten sie natürlich zu jeder Zeit eine:n feste:n Ansprechpartner:in haben. Auch das Unternehmen sollte wissen, welche Motivation und Arbeitsweisen der:die jeweiligen Freelancer:innen haben. So lässt sich vielleicht sogar das Briefing individuell auf die jeweilige Freelancing-Kraft zuschneiden, was das bestmögliche Szenario darstellt. Ist ein gegenseitiges Verständnis gegeben, weiß gerade der:die Freelancer:in nicht nur wie, sondern auch warum er oder sie seine oder ihre Arbeit verrichtet.

2. Das eigentliche Briefing

Nun zum Hauptgericht! Was gehört unbedingt in ein gutes Briefing? Der eigentliche Inhalt des Auftrags ist natürlich unerlässlich. Was soll umgesetzt werden? Was steht inhaltlich im Vordergrund? Welches Ziel wird mit dem jeweiligen Projekt verfolgt? Muss ein NDA unterschrieben werden? Gerade wenn es um Design oder Content geht, könnte auch wichtig sein, in welchem Stil die Arbeit gestaltet und welche Zielgruppe angesprochen werden soll. Auch technische Rahmenbedingungen müssen erläutert werden. Welche Programme werden genutzt? Was sollen die Funktionen des Produktes sein und welchen Formaten soll das Gelieferte entsprechen? Der zeitliche Rahmen ist natürlich unerlässlich und muss in jedem Fall festgelegt werden. Hast du eine straffe Deadline, müssen deine Freelancer:innen dies wissen. Wann wird das Ergebnis präsentiert? Wer wird bei der Präsentation zugegen sein? Erfolgreiche Zusammenarbeit, schön und gut, aber wenn die Präsentation bei den Kund:innen floppt, war das Projekt trotzdem ein Fehlschlag.

Weitere nützliche Tipps und Fragen auf einen Blick

• Benötigen Freelancer:innen Zugänge zu Websites, Systemen, etc.? Verschaffe ihnen Zugang!
• Vereinbare Zwischenziele und Meilensteine. Vor dem Projekt ist nach dem Projekt!
• Worauf wird bei der Zusammenarbeit Wert gelegt? Gibt es besondere Verhaltensweisen?
• Wie stellen beide Parteien sich den idealen Ablauf des Projektes vor?
• Wann ist das Projekt auf beiden Seiten ein Erfolg?
• Setze Methoden zur Ergebnis- oder Erfolgskontrolle fest. Dann weiß jeder von euch jederzeit, woran ihr seid.
• Beziehe Vorlagen, Beispiele und Muster aus früheren Projekten mit ein. Mache dir nicht mehr Arbeit als nötig!

Ebenso wichtig ist es, all diese Informationen in einer einzigen übersichtlichen Arbeitsmappe oder einem Dokument an Freelancer:innen zu übergeben. Gibst du die wichtigen Informationen nur scheibchenweise an deine Freelancer:innen aus, sind Missverständnisse und Fehler im Laufe des Projektes praktisch vorprogrammiert.

3. Das Rebriefing

Du hast dein Briefing nun also geschrieben und es auch schon an deine Freelancer:innen übergeben. Im besten Fall ist es sogar individuell auf die jeweilige Arbeitskraft angepasst, enthält aber zumindest alle wichtigen und zielführenden Infos. Dein:e Freelancer:in hat mit der Arbeit begonnen und es läuft auch alles gut. Wenn du dich jetzt aber bis zum Projektende zurücklehnst und alles seinen Verlauf nehmen lässt, kann es aber dennoch zu Problemen kommen. Deswegen solltest du zumindest ein Rebriefing für deine:n Freelancer:in erstellen, am besten schon nach ein paar Tagen oder einer Woche, je nachdem, über welchen Zeitraum das Projekt stattfindet. 

Das Rebriefing muss aus gar nicht mehr als einem Meeting bestehen, in welchem du und deine Freelancer:innen eventuell aufgekommene Fragen klärt und erste Ergebnisse analysiert. Ist der:die Freelancer:in mit dem Arbeitsvolumen und den Aufgaben zufrieden und kann er oder sie jene gut umsetzen? Ist die Rollenverteilung innerhalb des Teams für das Projekt noch immer klar? Sind etwaige Schwierigkeiten oder Unebenheiten aufgetreten, die es zu besprechen und beseitigen gilt? Für die Dauer des Projektes solltest du mit deinen Freelancer:innen immer wieder regelmäßigen Kontakt halten, im besten Fall auch mehr als nur einmal.

4. Das Feedbackgespräch am Ende des Projekts

Zu einem gesamtheitlichen erfolgreichen Briefing gehört auch immer die Rücksprache nach Beendigung des Projekts. Hier solltest du mit deinen Freelancer:innen Bestandsaufnahme machen und ein Fazit ziehen, wie es mit dem Projekt und der gegenseitigen Zusammenarbeit geklappt hat. Besonders wenn du planst, mit deinen gerade beschäftigten Freelancer:innen noch längerfristig zusammenzuarbeiten. Gerade an diesem Punkt kannst du oft wertvolle Anstöße und Tipps für dein nächstes Projekt und somit auch dein nächstes Briefing sammeln. Auch wenn du nach langer Arbeit in verdienter Feierlaune bist, solltest du dir diese Gelegenheit auf keinen Fall entgehen lassen. Denn es gilt immer: Vor dem Briefing ist nach dem Briefing. Und selbst ein kleiner, zuerst nebensächlich erscheinender Tipp kann unter Umständen entscheidend dafür sein, ob dein nächstes Projekt ein Erfolg wird oder von Anfang an zum Scheitern verurteilt ist.

Briefing schreiben für Freelancer:innen – Das Fazit

Ein gutes Briefing ist unerlässlich für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Freelancer:innen. Ohne ein solches wird es in beinahe jedem Fall zu Problemen kommen, weswegen es als einer der ersten Schritte eines Projektes auch wohlüberlegt und detailliert erarbeitet sein will. Sowohl zeitliche, stilistische als auch technische Aspekte sollten einfließen. Das Image deiner Firma sollte klar verdeutlicht und alle Prozesse leicht verständlich umrissen sein. Setze dir als Ziel, dass die Freelancer:innen, mit denen du zusammenarbeitest, intrinsisch motiviert an ihre Arbeit gehen und genauso zum Erfolg deines Unternehmens beitragen wollen, wie du als Mitarbeiter:in oder Eigentümer:in. Dann kann nicht nur bei der Arbeit mit Freelancer:innen und deren Management, sondern auch beim Erfolg deines Projektes kaum noch etwas schiefgehen.