Für ambitionierte Ziele braucht es ambitionierte Personen. Als solche kann man nicht nur das Team von GIGA.GREEN, sondern mit Sicherheit auch Freelancer Felix bezeichnen, der mit seinen Skills dazu beiträgt, die Prozesse in den IT-Systemen von GIGA.GREEN Woche um Woche zu optimieren. Doch der Reihe nach…

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Das ist GIGA.GREEN 

GIGA.GREEN ist ein Berliner Unternehmen, das gewerblichen Kunden innovative Energy as a Service-Lösungen bietet. Seit 2018 ermöglicht es Unternehmen, ihre Dachflächen für die Erzeugung von Solarstrom zu nutzen, ohne eigene Investitionen tätigen zu müssen. GIGA.GREEN pachtet die Flächen, übernimmt sämtliche Kosten sowie den Betrieb der Anlagen und vermarktet den erzeugten Strom. Der Fokus liegt dabei nicht auf dem Bau der Anlagen, sondern auf der Bereitstellung von nachhaltiger Energie zu attraktiven Konditionen, von denen die Kund:innen durch günstige Strompreise und zusätzliche Pachteinnahmen profitieren.

Besonders zeichnet sich GIGA.GREEN durch das Ziel aus, Deutschlands größtes dezentrales Solarkraftwerk zu schaffen und eine Gigatonne CO₂ einzusparen. Unterstützt durch eine Investition von 25 Millionen Euro von Ichigo Inc. expandiert das Unternehmen weiter und setzt auf innovative PPA-Modelle, um nachhaltige Energielösungen ohne Investitionen seitens der Kund:innen anzubieten.

Die Herausforderung: Größere Teams brauchen robustere Prozesse

Ein 8-stelliges Investment spricht für ein ausgefeiltes Geschäftsmodell – und in der Tat sind bei GIGA.GREEN alle Weichen gestellt, um im großen Stil zu skalieren. Dabei legt das Management von Anfang an besonderen Wert auf zukunftssichere Strukturen: Prozesse, die für ein Team aus 20 Personen bestens funktionieren, müssen auch bei wachsender Mitarbeiter:innen-Zahl effizient bleiben. Aus diesem Grund wurden frühzeitig die für das Unternehmen kritischen Abläufe identifiziert und gezielt optimiert, um eine reibungslose Skalierung und nachhaltiges Wachstum sicherzustellen.

So ist das Dokumentenmanagement beim Bau von Photovoltaikanlagen extrem wichtig, um stets sämtliche rechtliche Aspekte im Blick zu haben. Unterschiedliche Vorhaben benötigen unterschiedliche Dokumente – und in diesem Sektor reden wir nicht von drei oder vier Dokumenttypen, sondern einer dreistelligen Anzahl – je nach Projektart in den unterschiedlichsten Kombinationen. 

Gesucht wurde eine Lösung, um direkt über das verwendete CRM-System sicherzustellen, dass für jedes (!) Projekt jedes (!) Dokument stets in wenigen Sekunden auffindbar ist. Was bei einer kleinen Anzahl von Mitarbeiter:innen noch mit Hilfsmitteln wie Excel funktioniert hat, brauchte nun eine robustere Lösung. Da sich das Unternehmen softwareseitig in der Zoho Software Suite bewegt, machte sich Joshua Starke, der Vice President of Growth, auf die Suche nach einer:einem IT-Berater:in mit Zoho-Expertise. Doch bevor er richtig anfangen konnte, wurde er auch schon unterbrochen.

Mit Junico war die Suche schnell beendet

Wir wollen nichts romantisieren. Die Zusammenarbeit zwischen GIGA.GREEN und Junico begann beim Tinder für Geschäftsbeziehungen: LinkedIn. 

Ich traf im Zuge einer Outreach-Kampagne auf Josh, bei der ich gezielt auf Unternehmen aus dem PV-Bereich zuging, da sich in den vorherigen Monaten einige große Player der Branche bei Junico gemeldet hatten. Zur richtigen Zeit, am richtigen Ort. 

Wir verabredeten uns für einen Videocall und hatten schnell ein gutes Gefühl, weshalb wir uns für GIGA.GREEN auf die Suche nach dem:der passenden Freelancer:in machen durften. Aus 10 Bewerber:innen wählten wir innerhalb von 24 Stunden die zwei aus unserer Sicht besten Matches aus und stellten sie Josh vor. Nach einem positiven Erstgespräch mit Felix ging es gleich in das technische Interview mit Senior Product Manager Ahmad. Felix hatte auf alle Fragen die richtigen Antworten, weshalb die Entscheidung für Freelancer Felix seitens GIGA.GREEN ein kurzer Prozess war. Von der Anfrage bis zum Projektstart verging keine Woche.

In einem immer unübersichtlicheren Vermittlungsmarkt ist es unbezahlbar, mit einem Partner wie Junico zusammenzuarbeiten. Junico versteht unsere spezifischen Herausforderungen nicht nur, sondern liefert zuverlässig die passenden Expert:innen, die uns wirklich weiterbringen. Dieses Maß an Verständnis und Qualität gibt uns die Sicherheit, auch anspruchsvollste Projekte erfolgreich umzusetzen.

Joshua Starke, Vice President Growth, GIGA.GREEN GmbH

Felix – Junicos Experte, wenn’s um Zoho geht

Seit über drei Jahren ist Felix als freiberuflicher IT-Berater tätig und hat sich auf die Prozessoptimierung in Zoho- und Google Systemen spezialisiert. Er erweitert und aktualisiert bestehende IT-Systeme und begleitet den gesamten Umsetzungsprozess – von der Anforderungsaufnahme über die Konzipierung und Umsetzung bis hin zum End-User-Training. 

Meist geht es hierbei um Prozessoptimierungen – viele, von denen die Kund:innen zuvor nicht einmal wussten, dass sie überhaupt möglich sind. (Anmerkung der Redaktion: Ich habe mit Felix zu dem Projekt gesprochen und habe am Rande erfahren, was in Google Workspace alles möglich ist.) 

Datenmanagementsystem (DMS) innerhalb von Zoho

Zurück zum Projekt. Nach einem Research hat Felix dem Kunden drei Möglichkeiten aufgezeigt, wie man innerhalb der Zoho-Umgebung ein strukturiertes System aufsetzen könnte, das sicherstellt, dass die Mitarbeiter:innen für jeden Projekttyp die relevanten Dokumente im CRM geordneten hinterlegen können: Über den Cloudspeicher, direkt im CRM oder durch eine an das CRM angeschlossene Engine, die über den Zoho Creator, einer Low-Code-Lösung, zu entwickeln wäre.

Schnell wurde sich für Weg 3 entschieden, da dieser für besonders flexibel bewertet wurde – der Projektverlauf gab dieser Einschätzung recht. Ohne zu tief ins Detail zu gehen, lässt sich das Ganze wie folgt erklären: Die von Felix entwickelte Engine verwaltet sämtliches Wissen zu den je Projekt geforderten Dokumenten, indem sie mit diversen Datenbanken verbunden ist. Als Interface für die Mitarbeiter:innen dient nach wie vor das CRM, das mit der Engine kommuniziert und den Mitarbeiter:innen anzeigt, welche Dokumente gefordert sind.

Ergebnisse und Erfolge

Mittlerweile hat sich die Anzahl der operativ im CRM arbeitenden Mitarbeiter:innen mehr als verdoppelt. Allein dies deutet darauf hin, wie viele Bauprojekte mittlerweile parallel gemanagt werden müssen. Dank dem von Felix aufgesetzten System sind Fehler beim Dokumentenmanagement quasi ausgeschlossen. Die nötige QA beim alten, auf einfachen Excel-Checklisten basierten System, die bei einem kleineren Team noch machbar war, wäre ohne die Neuentwicklung zu einem ernsthaften Kostenfaktor geworden, der der Skalierung im Wege gestanden hätte.

Dank dem von Felix entwickelten Datenmanagementsystem sind wir für unser geplantes Wachstum bestens gewappnet. Seine Fähigkeit, komplexe Anforderungen in maßgeschneiderte, zukunftsfähige Lösungen umzusetzen, ist außergewöhnlich. Solche Expertise und Präzision findet man selten – er hat nicht nur unsere Erwartungen erfüllt, sondern sie weit übertroffen.

Joshua Starke, Vice President Growth, GIGA.GREEN GmbH

📌 Fazit und Zukunft

Das optimierte Dokumentenmanagementsystem löst für GIGA.GREEN ein großes Problem – doch Probleme dieser Art tauchen in einer starken Wachstumsphase an vielen Stellen auf, ob in der Buchhaltung, in Sales-Prozessen oder im People Management. Je größer das Unternehmen wird, desto entscheidender sind robuste Prozesse. Schlechte Nachrichten für alle, die sich Felix’ Dienste nach dem Lesen sofort sichern wollten. Die Idee für das nächste Projekt ist wohl schon da.