In diesem Artikel

„Ich habe bei Junico eine:n Freelancer:in gefunden und möchte sie:ihn engagieren. Brauche ich dafür überhaupt einen Vertrag? Wenn ja, worauf muss ich generell achten?”

Nicht nur potenzielle Auftraggeber:innen, sondern auch Freelancer:innen unserer Plattform fragen oftmals, worauf sie in einem Vertrag achten müssen oder ob sie überhaupt einen Vertrag brauchen. Dies ist dir vielleicht unklar, gerade, wenn du noch am Anfang deiner Selbstständigkeit stehst oder es um kleine Summen geht.

Um es vorwegzunehmen, unsere Antwort auf deine Fragen zu einem Vertrag lautet: Ein Vertrag ist immer sinnvoll und gibt beiden Seiten Sicherheit – auch bei kleinen Aufträgen. 🔒

Sabine nimmt euch in ihrem Artikel an die Hand, denn es gibt einiges, worauf man bei diesem Thema achten sollte.

Freelancer:innen-Vertrag – unterschiedliche Vertragsformen sind möglich

Ein Vertrag zwischen Unternehmen und Freelancer:innen regelt die Konditionen, unter denen ihr zusammenarbeiten werdet, sowie eure jeweiligen Rechte und Pflichten. 

In welcher Art und Weise ein:e Freelancer:in für ein Unternehmen arbeitet, regelt ein Dienst- oder Werkvertrag. 

Der Dienstvertrag nach § 611 BGB

Im Dienstvertrag ist das „Erfolgsbemühen“ des:der Dienstleister:in geregelt. Er oder sie leistet in der Regel persönlich eine Arbeit in einem festgelegten Umfang. Er:sie ist nicht für das Ergebnis verantwortlich und selbst bei mangelhafter Dienstleistung kann die Vergütung nicht gekürzt werden. 

Beispiel: Ein Unternehmen vereinbart mit einem:einer Texter:in eine monatliche Belieferung mit Blog-Beiträgen, wobei exakte Tätigkeit und Themen definiert sind, ebenso die Stundenzahl. Sofern nicht anders vereinbart, erfolgt die Vergütung nach festgelegten Zeitabschnitten (Fertigstellung eines Artikels) oder nach Abschluss der gesamten Aufgabe. Auch wenn dabei die Beiträge den Wünschen des:der Auftraggeber:in nicht entsprechen, ist eine Zahlung gegen Rechnung fällig. Eine Ausnahme – und damit Klagemöglichkeit für Auftraggeber:innen – entsteht nur, wenn ihm:ihr durch fehlende oder mangelhafte Leistung ein Schaden erstanden ist!

Der Werkvertrag nach § 631 BGB

Im Werkvertrag wird der konkrete Erfolg eines Werkes festgelegt. Es kann sich um Herstellung oder Reparatur einer Sache handeln. Dem:der Auftraggeber:in ist also eine fertige Leistung zur Verfügung zu stellen.

Beispiel: Du bringst dein Auto zur Reparatur. Hier, wie auch in anderen Gewerken, z. B. bei der Installation einer Fotovoltaik-Anlage, wird erst nach Erfüllung (Inbetriebnahme) bezahlt. Immer muss jedoch dabei eine Arbeit anforderungsgerecht vollendet worden sein. Der:die Auftraggeber:in hat bei schlechter Ausführung Anspruch auf Gewährleistung lt. §634 BGB.

Abbildung: Unterschied von Dienst- zu Werkvertrag

Checkliste – dein Freelancer:innen-Vertrag

In jedem Vertrag sind einige grundsätzliche Punkte aufzuführen, unabhängig davon, ob es sich um einen Werk- oder Dienstvertrag, bei den Auftraggeber:innen um eine Agentur oder ein Unternehmen, oder bei den Auftragnehmer:innen um eine:n Freelancer:in oder Freiberufler:in handelt.

✅ Kontaktdaten: Namen (ggf. Ansprechpartner:innen), Adresse, Telefon- und E-Maildaten des/der Auftraggeber:in (Unternehmen) und des:der Auftragnehmer:in (Freelancer:in).

✅ Auftragsinhalt: Hier gilt: Je exakter der Leistungsumfang beschrieben wird, desto besser!

✅ Einsatz Dritter: Wenn der:die Auftragnehmer:in zur Erfüllung weitere Dienstleister:innen einsetzt, sollte dies hier festgehalten werden.

✅ Zeitraum: Angabe der Kalenderdaten, ggf. auch Uhrzeiten, innerhalb derer eine Leistung erbracht werden soll.

✅ Vergütung: Der vereinbarte Preis für die zu leistende Arbeit, der als Stunden- oder Tagessatz, ggf. als Pauschalpreis deklariert wird. Wird zunächst ein Kostenvoranschlag erstellt, wird an dieser Stelle auch geregelt, wie und wann dieser vergütet wird.

✅ Erstattungen: Spesen für Fahrten, Materialien, zur Erbringung benötigte Geräte etc. festlegen!

✅ Weitere Auftraggeber:innen: Der:die Freelancer:in arbeitet auch für weitere Auftraggeber:innen. Steht ein anderes Unternehmen unmittelbar im Wettbewerb mit dem:der hier genannten Auftraggeber:in, ist eine Zustimmung einzuholen.

✅ Kündigungsvereinbarung: Gerade bei langfristigen Verträgen ist die Vereinbarung einer Kündigungsfrist in Wochen/Monaten erforderlich.

✅ Haftung: Gesetzliche und vertragliche Haftung, sowie Schadensersatz-Regelungen festhalten. Im Agenturbereich werden dem:der Auftraggeber:in meist 1-2 „Korrekturschleifen“ zugestanden (im Vertrag festhalten, mit welchem Aufwand maximal). Darüber hinaus gehende Änderungswünsche sind für den:die Auftragnehmer:in nicht verpflichtend.

✅ Schutzrechte: Klären, ob die Rechte am Werk auf den:die Auftraggeber:in übergehen; insbesondere wichtig für Künstler:innen oder Autor:innen!

✅ Verschwiegenheit und Datenschutz (NDA): Freelancer:innen verpflichten sich, alles, was sie über ihre:n Auftraggeber:in erfahren haben, für sich zu behalten. Oft wird eine Vertragsstrafe vereinbart für den Fall, dass der:die Freelancer:in sich nicht an diesen Passus gehalten hat.

✅ Erfüllungsort und Gerichtsstand: Meist der Ort des:der Auftraggeber:in.

✅ Salvatorische Klausel: Sollte eine Passage ungültig sein, berührt dies nicht die übrigen.

✅ Nebenabreden: Vertragsergänzungen müssen schriftlich erfolgen.

✅ Vertragsübergabe: Ort, Datum, Unterschriften beider Vertragspartner:innen.

Was du klären solltest, bevor du einen Freelancer:innen-Vertrag erstellst

Vor dem Abschluss eines Werk- oder Dienstvertrags solltest du diese drei Dinge mit dem:der Freelancer:in klären – denn manchmal kommt es anders, als man denkt.

Thema Versicherungen

Für Auftraggeber:innen und Freelancer:innen ist es unbedingt notwendig, zumindest die wichtigsten Versicherungen, wie eine Betriebshaftpflichtversicherung und Vermögensschadenhaftpflichtversicherung, abzuschließen. Als Auftraggeber:in gibt dir die Umsicht des:der Freelancer:in Sicherheit und das Gefühl, dass er:sie professionell aufgestellt ist. Bedenke: Das gilt auch umgekehrt, denn als Unternehmer:in solltest du ebenfalls die wichtigsten Versicherungen kennen und abgeschlossen haben. 

Freelancer:innen haften mit dem Privatvermögen und sind im Zweifelsfall selbst dann „schuld“, wenn widrige Umstände (oder ein:e unfähige:r Mitarbeiter:in) den Auftrag haben „platzen“ lassen.

Tipp: Übrigens, wenn du deine Projekte über Junico abwickelst, sind diese automatisch über unseren Kooperationspartner Hiscox versichert und du brauchst dir über den Punkt Versicherungen keine Gedanken zu machen! 💪

Thema Scheinselbstständigkeit

Ist ein:e Freelancer:in in eurem Unternehmen wie ein:e Arbeitnehmer:in zu den nachfolgend genannten Bedingungen beschäftigt, kann eine Betriebsprüfung schnell zu dem Ergebnis kommen, dass in diesem Fall eine Scheinselbstständigkeit vorliegt. Selbst wenn euch euer Vertrag hieb- und stichfest erschien, können gesetzliche Regeln diesen schnell außer Kraft setzen. Die unangenehme Folge: Ihr zahlt vier Jahre Sozialabgaben nach, sowie nicht gewährten Urlaub etc.!

Achtet daher auf folgende Warnsignale: 

⚠️ Er:sie arbeitet aus dem Homeoffice und soll erst einmal keine Aufträge bei anderen Unternehmen annehmen. 

⚠️ Den Laptop habt ihr zur Verfügung gestellt, er:sie hat von euch eine E-Mail-Signatur mit Account zur Verfügung gestellt bekommen. 

⚠️ Es gibt einen Vorgesetzten in der Abteilung, der die Arbeiten für den:die Freelancer:in in wöchentlichen Teams-Meetings mit den Kolleg:innen vorgibt. 

⚠️ Zu Team-Events wird er:sie immer eingeladen – Teambuilding ist euch wirklich wichtig. 

⚠️ Die Arbeitszeit ist geregelt, schließlich muss der:die Freelancer:in zu den Arbeitszeiten Ansprechpartner:in für die anderen Kolleg:innen sein.

Thema Künstlersozialkasse (KSK)

Arbeitet ein:e Freelancer:in als Freiberufler:in in bestimmten Berufsgruppen, ist sie:er in der Künstlersozialkasse (KSK) betreffende Renten-, Kranken- und Pflegekasse pflichtversichert. 

Als Unternehmer:in zahlst du 5 % vom Auftragsvolumen (ohne MwSt.), wenn du Öffentlichkeitsarbeit betreibst und künstlerisch, oder journalistisch Tätige als Freelancer:in engagierst. 

Diese Abgabe ist Pflicht und die Anmeldung bei der Künstlersozialkasse (KSK) obligatorisch. Versäumst du dies und bei einer Betriebsprüfung oder Prüfung durch die Krankenkassen kommt dies heraus, musst du bis zu vier Jahre (!) Abgaben nachzahlen. 

Warum gibt es die KSK?

Der Gesetzgeber gewährt mit der KSK den „Künstler:innen“ Schutz betreffend der Sozialversicherungen. Diese Berufsgruppe ist aufgrund einer unsicheren Einnahmesituation zumeist bedeutend schlechter abgesichert als andere Selbstständige oder Arbeitnehmer:innen. 

Die Künstler:innen zahlen daher von einem monatlichen Obolus, der am Jahresverdienst gemessen wird, die Hälfte. Die andere Hälfte trägt der Staat. 

📌 Die wichtigsten Eckdaten zu einem Vertrag mit Freelancer:innen!

Bevor du einen Vertrag mit Freelancer:innen oder als Freelancer:in selbst abschließt, gibt es einiges zu beachten. Zunächst muss geklärt werden, in welcher Form der:die Freelancer:in tätig wird, was dann in Form eines Dienst- oder Werkvertrag festgehalten wird. Anschließend muss darauf geachtet werden, dass alle grundsätzlichen Punkte, die in jedem Vertrag enthalten sein müssen, vorhanden sind. Besonders wichtig ist es auch, sicherzustellen, dass sowohl von Seiten der Freelancer:innen als auch von Seiten der Auftraggeber:innen alle erforderlichen Versicherungen abgeschlossen wurden, dass in die Künstlersozialkasse eingezahlt wird und keine Scheinselbstständigkeit vorliegt. 

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