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Du hast gerade eine:n Freelancer:in für dein Projekt engagiert und fragst dich, wie ihr nun am besten die digitale Zusammenarbeit koordiniert? Die im Folgenden präsentierten Tools können dir helfen eure Zusammenarbeit zu organisieren und zu strukturieren. 

1. Trello – ein Tool für deine digitale Zusammenarbeit

Das erste Tool, dass du kennen solltest ist Trello. Auf Trello hast du die Möglichkeit Boards für die verschiedensten Projekte und Bereiche deines Unternehmens zu erstellen. Es stellt somit ein Projektmanagement Tool dar, dass sich ideal vor allem für kleine Teams und einfache Projekte und Vorhaben eignet.

Auf Trello ist es sinnig, Boards angelehnt an das Kanban-Prinzip zu erstellen. Kanban ist eine Methode, die ursprünglich aus der Software Entwicklung stammt. Eine vereinfachte Darstellung des Kanban Boards kann in vier Listen erfolgen „Idea“, „To-Do“, „Doing“ und „Done“. Durch dieses Vorgehen ist für jedes Teammitglied transparent einsehbar, wer aus dem Team grade woran arbeitet und welche Deadlines es zurzeit gibt.

Das ist vor allem innerhalb eines Redaktionsplans für Social Media sinnvoll, weil so ersichtlich ist, wer an welchem Tag, welchen Beitrag posten wird. Dadurch könnt ihr unschöne Überschneidungen von Beiträgen verhindern. Es ist wichtig auf den verschiedenen Social Media Kanälen regelmäßig, über die Woche verteilt Beiträge zu posten. Dementsprechend kann durch ein Trello Board auch verhindert werden, dass sich die Postings deines Kanals auf nur einen Tag oder Zeitraum in der Woche konzentrieren. Wenn du eine kurze Anmerkung zu der Arbeit deines:r Freelancers:in hast, musst du diese:n nicht extra per Mail oder telefonisch kontaktieren, sondern kannst einfach einen Kommentar in die jeweilige Aufgabenkarte in Trello schreiben. Wie du siehst, ist Trello ein vielseitiges Tool, dass dir die Arbeit mit Freelancer:innen enorm erleichtern kann.

2. Unnötiges in digitaler Zusammenarbeit vermeiden mit Slack

Für manche Teams lohnt sich die Nutzung eines Kommunikationstools, welches unabhängig von den privaten Messengern zum Austausch genutzt werden kann. Bei einem kleinen Arbeitssteam kannst du auch WhatsApp und Telegram gut für schnelle Kommunikation nutzen. Bei der Nutzung eines Kommunikationsdienstes wie Slack jedoch, besteht nicht die Gefahr der Ablenkung durch Freunde oder Familie. Innerhalb von Slack kannst du verschiedene Channels einrichten wie z.B. #Socialmedia, #Finanzen oder #Ankündigungen. Neuigkeiten und wichtige Hinweise werden so logisch gebündelt und thematisch sortiert, sodass du schnell und effizient immer wieder Informationen nachschlagen kannst. Dies ist ein enormer Vorteil gegenüber dem klassischen Kommunikationsweg über E-Mail, da Informationen viel schneller wiedergefunden werden können und die Kommunikation insgesamt formloser und schneller ablaufen kann.

Für kleine Teams gibt es bei Slack eine kostenlose Version. Bei dieser werden bis zu 10.000 letzte Nachrichten im Messenger gespeichert. Dies kann für Startups und kleine Teams zu Anfang völlig ausreichen. Die kostenpflichtigen Abos beginnen bei 6,25 € pro Monat und sind damit noch recht erschwinglich.

3. Doodle – zur Terminfindung in der digitalen Zusammenarbeit

Vielleicht kennst du es auch: Vor allem bei größeren Teams kann sich in Sachen Zeitmanagement das Festlegen auf einen Termin für das nächste Meeting gefühlt ewig hin ziehen und raubt jedem einzelnen Teammitglied dadurch wertvolle Zeit und Nerven. Vor allem in der Zusammenarbeit mit verschiedenen studentischen und nicht-studentischen Freelancer:innen kann der Zeitplan bei jedem individuell anders aussehen. Hierbei kann das digitale Terminfindungstool Doodle dir weiterhelfen. Mit Doodle kann man kostenlos Umfragen erstellen. Will man allerdings extra Funktonen, wie z.B. eine Synchronisation mit Kalendern oder Deadline und Erinnerungsfunktionen, ist das Tool kostenpflichtig und beginnt preislich bei 3,50 € im Monat. Wenn du also regelmäßig mit verschiedenen Freelancern:innen zusammenarbeitest, lohnt sich die Investition in ein solches Tool und spart dir letztendlich Zeit und Geld.

4. Alles an einem Ort mit Google Drive

Vor allem, wenn du eine:n Freelancer:in für das Managen deiner sozialen Medien engagieren möchtest ist es wichtig eine Plattform oder einen Ort zu haben, an dem der:die Freelancer:in alle Bilder und Videos finden kann, die mit der Zeit zusammengekommen sind oder von Shootings neu erstellt wurden. Ein praktischer und den meisten vielleicht schon bekannter Ort dafür ist Google Drive. Auf Google Drive lassen sich so gut wie alle gängigen Dateiformate parken und sind dann für alle, jederzeit und von überall aus zugreifbar. Die kostenlose Version ist auf 15 GB beschränkt. Die kostenpflichtigen Versionen beginnen bei 100 GB für nur 1,99 € pro Monat.

5. Digitale Zusammenarbeit mit Zoom

Zoom wird den meisten, vor allem durch das vergangene Jahr, schon ein Begriff sein. Es handelt sich hierbei um eine Videokonferenzplattform, bei der man in der kostenlosen Version Gruppenmeetings mit bis zu 100 Teilnehmern mit einer zeitlichen Begrenzung von 40 Minuten hosten kann. Die Pro-Version ohne zeitliche Begrenzung gibt es bereits ab 139,90 € pro Jahr.

Zoom für sich richtig nutzen

Auch wenn vielen die Plattform an sich schon ein Begriff sein wird, ist es umso wichtiger zu wissen, wie man dieses Tool optimal nutzen kann. So bietet es sich an in Videokonferenzen verschiedene agile Methoden zu nutzen, um die Zusammenarbeit im Team effizienter und agiler zu gestalten. Dies kann mit einem Daily Standup-Meeting (auch Daily SCRUM-Meeting genannt) passieren. Klassischerweise wird dieses Meeting jeden Morgen mit dem gesamten Team durchgeführt. Das Meeting findet im Stehen statt und ist auf 15 Minuten begrenzt. Dadurch wird verhindert, dass es sich die einzelnen Teammitglieder zu gemütlich machen und das Meeting zeitlich ausufert.

Beim Daily Standup-Meeting geht es darum, das Team schnell und effizient auf den neusten Stand zu bringen. Jedem Teammitglied wird dafür eine Zeit von 2 bis maximal 3 Minuten gegeben, um die Teammitglieder über die aktuelle To-do’s, den eigenen Fortschritt und eventuelle Hindernisse in Kenntnis zu setzen. Idealerweise gibt es bei diesem Meeting eine Person, die die Aufgabe des SCRUM-Master übernimmt und darauf achtet, dass die Minutenbegrenzung nicht überschritten wird. Diese Meetings lassen sich auch problemlos digital abhalten. Hierfür treffen sich alle Teilnehmer täglich oder wöchentlich zu einem kurzen digitalen Meeting. So wird keine Zeit für unnötige Meetings verschwendet, das Team hatte einen kurzen persönlichen Kontakt zueinander und ist in kürzester Zeit auf dem neusten Stand. Danach kann wieder an die Arbeit gegangen und sich mit unter Umständen wichtigen Anliegen, wie Prozessoptimierung, gekümmert werden.

📌Fazit - Was ist bei der Wahl der Tools zu beachten?

Es gibt noch viel mehr digitale Tools, die einem die Zusammenarbeit im Team erleichtern können. Wichtig bei der Wahl des richtigen Tools ist jedoch, wie und ob man die Tools auch miteinander verknüpfen kann. So kann man beispielswei­­se Google Drive problemlos mit Doodle oder Slack verknüpfen und auch Trello lässt sich mit diesen, aber auch mit Adobe und Programmen wie Jira und Microsoft Teams verknüpfen.

Die beste Möglichkeit, das passende Tool zu finden ist wohl Ausprobieren! Für die meisten digitalen Tools gibt es, wenn sie über keine kostenlose Version verfügen, zumindest ein kostenloses Probeabo, was einem ermöglicht, sich einmal durch das Programm zu klicken und sich mit der Benutzeroberfläche vertraut zu machen. Dies reicht meistens, um festzustellen, ob das Tool einem nützen wird oder nicht. Trial-and-Error sollte also nicht nur die Kultur im Start-up sein, sondern auch deine Vorgehensweise bei der Suche nach dem perfekten Tool für digitale Zusammenarbeit.