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Auch der leidige Papierkram gehört zum Erfolg als Freelancer:in. Kennst du das Gefühl, am liebsten den Papierkram vom Tisch zu haben und deswegen alles wegzuwerfen, was abgearbeitet ist? Bei Rechnungen ist das fatal, denn sie gehören nicht in die Mülltonne. Vielmehr muss jedes Unternehmen strenge Aufbewahrungsfristen von Rechnungen und Unterlagen beachten. Belege müssen nämlich zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Erfahre mehr zu den Aufbewahrungsfristen von Rechnungen in diesem Beitrag! 🚀

Die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen endet nicht immer nach zehn Jahren

Wichtig: Zehn Jahre bedeutet nicht unbedingt zehn Jahre – klingt absurd, ist aber so. Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist von Rechnungen beginnt nämlich erst, wenn der letzte Geschäftsvorgang beendet wurde. Dazu gehören auch die Steuererklärungen und der Jahresabschluss.

• Beispiel: Die Rechnungen, die in 2015 geschrieben werden, werden frühestens durch die Steuererklärung in 2016 erklärt. Deshalb dürfen diese Rechnungen nicht bereits Anfang 2026 vernichtet werden.

Auch Steuerbescheide und Außenprüfungen sind Geschäftsvorfälle und können die Frist verlängern.

• Beispiel: Das Geschäftsjahr 2015 wird 2018 durch eine Außenprüfung geprüft. Damit beginnt die zehnjährige Aufbewahrungspflicht erst nach Abschluss der Prüfung und endet entsprechend erst 2028.
  
  

Verschiedene Arten von Belege – verschiedene Aufbewahrungsfristen

Nicht alle Dokumente müssen ganze 10 Jahre aufbewahrt werden, das kommt ganz auf die Art des Beleges an. Einige müssen nämlich nur sechs Jahre behalten werden. Dazu gehören zum Beispiel die folgenden:

• Mahnbescheide
• Handels- und Geschäftsbriefe
• Betriebsprüfungsberichte
• Zollbelege
• Angebote

Zehn Jahre Aufbewahrungsfrist:

• Kontoauszüge
• Rechnungen
• Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse
• Buchungsbelege

Rechnungen müssen leserlich bleiben 

Gerade Rechnungen auf Thermopapier sind schon nach wenigen Monaten schwer zu lesen. Die Lösung: diese Rechnungen kopieren oder digitalisieren. Jede:r Unternehmer:in ist übrigens selbst dafür verantwortlich, dass alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen über die gesamte zehnjährige Aufbewahrungsfrist leserlich bleiben.

Vorsicht bei der digitalen Aufbewahrung

Keine Frage, die digitale Aufbewahrung von Rechnungen ist auf jeden Fall 100 Mal nachhaltiger! Trotzdem solltest du auf zwei drei Aspekte achten, damit alles korrekt abgelegt ist.

1. Auch in der digitalen Version musst du darauf achten, dass die Aufbewahrung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung nach §238 Abs.1 HGB entsprechen. 

2. Die Rechnungen und Belege müssen bildlich mit dem Original übereinstimmen – sie sollten also unveränderlich gespeichert werden.

3. Zu guter Letzt müssen die abgespeicherten Dokumente während der Aufbewahrungsfrist jederzeit direkt zugänglich und auswertungsbereit sein.

Nach der Aufbewahrungsfrist von Rechnungen – Unterlagen nicht länger behalten als nötig

Die Archivierung kostet Geld. Deshalb solltest du die Unterlagen nach Ablauf der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist vernichten. Beachte zusätzlich: Das Finanzamt kann zwar nach zehn Jahren Steuerhinterziehungen nicht mehr verfolgen, aber die Unterlagen trotzdem verwerten, um Sachverhalte aus den nachfolgenden Jahren – die noch nicht verjährt sind – aufzuklären. 

Beispiel: Ein:e Unternehmer:in hinterzieht seit 15 Jahren Steuern, indem er:sie ein Konto in Liechtenstein nicht angegeben hat. Das Finanzamt findet zufällig bei einer Außenprüfung einen Kontoauszug, auf dem eine Überweisung auf das Schwarzgeldkonto verbucht wurde, der schon längst vernichtet werden durfte. Zwar kann die Steuerhinterziehung nicht mehr für diesen Zeitraum verfolgt werden, aber erst durch diesen Fund wurde das Finanzamt auf die Steuerhinterziehung aufmerksam und wird den noch nicht verjährten Zeitraum genau prüfen.

Auch Verträge sind aufzubewahren. Für laufende Verträge beginnt die Verjährungsfrist nicht. Solche Verträge sollten separat aufbewahrt werden, damit diese nicht aus Versehen mit vernichtet werden.

💡 Kleiner Tipp am Rande: Am besten, du nutzt ein sicheres Archivierungssystem. Digitalisiere alle Eingangsrechnungen, die in Papierform zugeschickt wurden. Prüfe jährlich, welche Belege nicht mehr aufbewahrt werden müssen und vernichte diese zeitnah.

Verstoß gegen die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen

Was passiert jetzt also, wenn ein Unternehmen die Pflicht zur Aufbewahrung nicht einhält? Naja, in diesem Fall beeinträchtigt es seine finanzielle Überprüfbarkeit und verstößt gegen die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung sowie der Buchführungspflicht. Solch ein Verstoß kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen!

Es könnte zum Beispiel passieren, dass das Finanzamt selbst auf der Grundlage von Vergleichswerten aus der Branche die Vermögensgegenständen des Unternehmens schätzt und daraus eine Besteuerungsgrundlage bestimmt. Das führt häufig allerdings dazu, dass die zu zahlenden Steuern weitaus höher ausfallen, als sie eigentlich wären.

Im schlimmsten Fall kommt es jedoch zu Geld- oder Freiheitsstrafen, je nachdem wie das Gericht über Steuerbetrug und Steuerhinterziehung urteilt. Es lohnt sich also, offen und ehrlich mit dem Finanzamt zu spielen, das Ende könnte sonst ziemlich unschön aussehen. 🥴

📌 Fazit zur Aufbewahrungsfrist von Rechnungen

Es ist also super wichtig, dass du deine Rechnungen und Belege nicht direkt vernichtest, sondern die angegebenen sechs oder zehn Jahre behältst! Du machst dich sonst strafbar und das wollen wir doch alle nicht. Die beste Übersicht schaffst du dir, wenn du deine Buchhaltung inklusive deiner Rechnungen digitalisierst und auf einem digitalen Speicherplatz ablegst. Ansonsten gilt aber auch, bewahre deine Dokumente nicht unnötig lange auf, wenn die Frist abgelaufen ist – sonst ertrinkst du irgendwann in deiner Buchhaltung.

Es schadet auf jeden Fall nicht, sich zur Beratung und Unterstützung eine:n Steuerberater:in zur Seite zu holen. So hast du direkt eine Anlaufstelle, wenn du dir bei etwas nicht ganz sicher bist oder lieber nochmal nachfragen möchtest. Inzwischen gibt es auch gute online Programme für deine Buchhaltung, in denen du alles auf einen Blick hast – du bist auf jeden Fall nicht nur dir selbst überlassen! 

Wir bedanken uns herzlich bei der Online-Steuerberatung felix1.de, die uns diesen Artikel freundlicherweise zur Verfügung gestellt hat. Der Artikel erschien ursprünglich auf dem felix1-Blog unter „Aufbewahrungsfrist von Rechnungen“.