In diesem Artikel

Hast du schon von der neuen Pflicht zu elektronischen Rechnungen gehört? Die Begriffe ZUGFeRD und XRechnung fallen fast augenblicklich, wenn es um E-Rechnungen geht. Worum es sich hierbei handelt und wo entscheidende Unterschiede liegen, erklärt dir unser Partner sevdesk in diesem Artikel. 

Das ist wichtig, damit du weißt, auf welches Format du ab 2025 setzt und wie du als Selbstständige:r die E-Rechnungspflicht vollständig erfüllst.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Was hat es mit den Formaten auf sich?

ZUGFeRD und XRechnung sind unabhängig voneinander funktionierende Standards der elektronischen Rechnungsstellung, auch E-Rechnungen genannt. Sie ermöglichen es, Rechnungen digital und in einem festgelegten strukturierten Datenformat zu erstellen, an Rechnungsempfänger:innen zu übermitteln und zu verarbeiten. 

Beide Formate sind in aller Munde, da ab dem 1. Januar 2025 in Deutschland die E-Rechnungspflicht gilt. Nach ihr sind klassische Rechnungsformate wie Papierrechnungen oder PDF nicht mehr zulässig. Stattdessen müssen alle Unternehmen bei Umsätzen innerhalb Deutschlands auf E-Rechnungen umstellen, die den Anforderungen der neuen Verordnung und der EU-Norm EN 16931 entsprechen. ZUGFeRD und XRechnung sind die wohl gängigsten E-Rechnungsformate, die das tun. 

💡 Hinweis: Die E-Rechnungspflicht betrifft B2B-Geschäfte wie auch Leistungen, die an öffentliche Behörden (B2G) erbracht werden. Durch Übergangsregelungen haben betroffene Unternehmen je nach Umsatzhöhe bis einschließlich 2027 Zeit, ihre Prozesse komplett auf E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD umzustellen. Du willst erstmal alle Details? Dann schau mal in den Übersichtsartikel zur E-Rechnung. Hier gehen wir ins Detail und widmen uns dem Vergleich von ZUGFeRD vs. XRechnung.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt und kommt hier bereits seit 2020 verpflichtend zum Einsatz.

Eine XRechnung ist dabei rein technisch aufgebaut. Heißt: Sie basiert vollständig auf einem strukturierten XML-Datensatz und ist nur für das gut geschulte menschliche Auge lesbar. Weißt du, wie ein HTML-Code beispielsweise für Websites aussieht? So etwa kannst du dir auch den XML-Datensatz vorstellen. 

Im XML-Datensatz der XRechnung haben alle Rechnungsinformationen ihren festen Platz. Das ist wichtig, damit alle Systeme und Maschinen jede eingehende und ausgehende Rechnung einwandfrei und fehlerlos auslesen, bearbeiten und archivieren können. Und zwar vollautomatisch. Bei Rechnungen auf Papier oder auch PDF beispielsweise wäre das nicht möglich, zumal…

• Maschinen Bild-Dateien wie ein PDF oder JPEG ohnehin nur schwer und nicht verlässlich fehlerfrei erkennen können.
  
  
• auf herkömmlichen Rechnungen alle Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum etc. recht beliebig angeordnet werden können. Das macht eine lückenlose und fehlerfreie Zuordnung der einzelnen Daten durch Maschinen zu einer echten Mammutaufgabe.

Eine XRechnung zu erstellen oder auch zu bearbeiten, setzt die entsprechende IT im Unternehmen voraus. Die Alternative? Du kannst mit einer gut aufgestellten E-Rechnungssoftware arbeiten, die die gesamte Technik von der Erstellung bis zur rechtskonformen Archivierung für dich übernimmt. Dazu gleich mehr.

💡 Hinweis: Wir haben dir im Magazin alle Vorteile eines Rechnungsprogramms zusammengetragen.

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein hybrides E-Rechnungsformat bzw. ein Standard: Hier wird nämlich der verpflichtende maschinenlesbare XML-Datensatz, wie du ihn von XRechnung bereits kennst, mit einem für Menschen lesbarem PDF kombiniert.

Diese Kombination von Datensatz und Bildkomponente macht den Einsatz von ZUGFeRD besonders flexibel: 

✅ Du kannst dieses Rechnungsformat bei Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen (B2B) nutzen.

✅ Die neuere ZUGFeRD-Version 2.1 wird teilweise auch vom öffentlichen Dienst (B2G) akzeptiert. 

✅ Da eine ZUGFeRD-Rechnung wie ein reines PDF aussieht, kannst du es sogar freiwillig an private Endverbraucher:innen (B2C) senden.

Arbeitest du ohnehin bereits mit PDF-Rechnungen? Dann ist ZUGFeRD vermutlich eine gute Option, die dir die Umstellung auf E-Rechnungen leichter macht. Die komplette technische Unterstützung des XML-Datensatzes erhältst du auch bei ZUGFeRD-Rechnungen von einer guten E-Rechnungssoftware wie sevdesk. 

💡 Hinweis: Wie du als Freelancer:in eine herkömmliche Rechnung schreibst, erfährst du ebenfalls bei uns im Magazin.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Was ist für mich richtig?

ZUGFeRD oder XRechnung – was ist nun richtig für dich als Rechnungsersteller:in? Die Entscheidung liegt tatsächlich ganz bei dir. Denn beide erfüllen die Auflagen der E-Rechnungsverordnung bzw. der EU-Norm EN16931 und beide kannst du mit einer speziellen Software erstellen. 

Um dir die Entscheidung ein wenig zu erleichtern, wirf einen Blick auf deine Kund:innen, sprich auf die Rechnungsempfänger:innen. Wer sind sie und welche Anforderungen stellen sie an deine Rechnungen?

• Arbeitest du hauptsächlich mit öffentlichen Auftraggeber:innen und Behörden? Dann ist XRechnung eine gute Wahl. Mit ihr erfüllst du den gesetzlich vorgeschriebenen Standard für den Rechnungsaustausch mit dem öffentlichen Sektor in Deutschland. 
  
  
• Du bist (auch) im B2B-Geschäft tätig oder hast gemischte Kund:innengruppen aus den Sektoren B2B, B2C und B2G? Dann ist ZUGFeRD oft die bessere, weil flexiblere Option für dein Business. Denn diese Variante elektronischer Rechnungen ist sowohl von Maschinen als auch von Menschen lesbar. Mit ZUGFeRD kommst du vermutlich gerade während der Umstellungsphase auf E-Rechnungen vielen Kund:innen entgegen. 

XRechnung vs. ZUGFeRD Vergleichstabelle

Noch immer unsicher, welches Rechnungsformat es wird? In dieser XRechnung vs. ZUGFeRD Vergleichstabelle haben wir beide E-Rechnungsformen noch einmal nach verschiedenen Kriterien für dich gegenübergestellt. 

Du siehst, beide Formate haben ihre Vorteile. Auf welches du setzt, darfst du frei wählen, wobei ZUGFeRD im B2B-Umfeld oft einfach die flexibelste Variante ist. Und die gute Nachricht ist, dass du dich mit der richtigen Software gar nicht endgültig festlegen musst. 

ZUGFeRD und XRechnungen mit der richtigen Software erstellen

Ja, auch wenn das Thema elektronische Rechnungen kompliziert wirken mag, darf es für dich doch ziemlich einfach sein. Denn eine gute E-Rechnungssoftware nimmt dir den größten Teil der Arbeit ab: Ohne dass du dich mit Technik oder detailliert mit rechtlichen Vorgaben auskennen musst, hat die Software alle Rechnungsdaten korrekt und maschinenlesbar strukturiert. Per Klick geht sie schon raus an deine Kund:innen.

Eingehende Rechnungen werden ebenfalls direkt bearbeitet, automatisch geprüft und GoBD-konform und unversehrt archiviert. Ganz nach Vorschrift.

💡 Hinweis: Bist du dir unsicher, welche Software für dich die richtige ist? Wir haben einen Vergleich der gängigsten Buchhaltungssoftwares gewagt.

sevdesk als Softwarepartner für ZUGFeRD oder XRechnung

Wir von sevdesk wissen, dass sich Selbstständige und Gründer:innen intuitive und rechtssichere Lösungen für die Rechnungsstellung und Buchhaltung wünschen. Sie wollen korrekte Belege erstellen und ihre Buchhaltung im Griff haben – und zwar ohne Zeitverlust und Kopfzerbrechen. Geht es dir genauso? 

Prima, denn pünktlich zum Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht steht sevdesk für dich wie für alle anderen Selbstständigen mit allem bereit, was du rund um E-Rechnungen brauchst. So können E-Rechnungen zum sicheren Kinderspiel werden. 

Deine Vorteile mit sevdesk im Überblick:

✅ Einfache Handhabung: Du gibst deine Rechnungsdaten ein, wählst das gewünschte Format (ZUGFeRD oder XRechnung) aus und sevdesk übernimmt den Rest.

✅ Automatisierung: Du versendest und bearbeitest E-Rechnungen automatisch gemäß der EU-Norm.

✅ Kein Technikstress: Du musst dich nicht mit technischen Details befassen – sevdesk formatiert und versendet für dich.

✅ Rechtssichere Archivierung: Alle Rechnungen werden revisionssicher archiviert, ganz nach Vorschriften und GoBD-konform.

✅ Zeitersparnis: E-Rechnungsstellung ist eine Frage weniger Klicks für dich. Du sparst Zeit in der Buchhaltung und kannst dich ganz auf dein Unternehmen konzentrieren. 

Du siehst: Mit sevdesk bist du also bestens gerüstet für die Zukunft der E-Rechnungen und kannst du dem Ende von Papier- und PDF-Rechnungen entspannt entgegensehen.

Und das beste: Als Mitglied von Junico hast du jetzt die Möglichkeit, sevdesk inkl. E-Rechnung-Funktion zu einem unschlagbaren Preis zu nutzen: 

Mit dem Code 50JUNICO23 erhältst du 50 % Rabatt auf alle Tarife mit 12 oder 24 Monaten Laufzeit. Noch nicht bereit? Dann teste sevdesk jetzt 14 Tage kostenlos und entscheide dich dann für den passenden Tarif: Jetzt testen.

📌 Fazit: Jetzt auf die Umstellung zur E-Rechnung ZUGFeRD und XRechnung vorbereiten!

XRechnung und ZUGFeRD sind elektronische Rechnungsformate, die den gesetzlichen Standards entsprechen. Während XRechnung rein maschinenlesbar und weniger fehleranfällig ist, bietet ZUGFeRD durch die Kombination aus XML-Datensatz und PDF mehr Flexibilität. Die Entscheidung liegt aber ganz bei dir, weil beide die EU-Norm EN 16931 erfüllen.

Ab dem 1. Januar 2025 kannst du beide Formate einfach über sevdesk erstellen und an deine Kund:innen senden.