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Das Projektmanagement gilt nicht ohne Grund als eine Art Königsdisziplin im Businessbereich. Die Schwierigkeiten bestehen dabei vor allem im Einschätzen von Arbeits- und Ressourcenaufwand sowie dem tatsächlichen Fortschritt des Projekts. Alles scheinbar lapidare Angelegenheiten, die jedoch von enormer Wichtigkeit für den Erfolg sind, damit das Endprodukt – sei es eine entwickelte App, eine Website, ein Event oder jegliche Art eines Kundenauftrages – pünktlich, in entsprechender Qualität und unter effizientem Einsatz von Ressourcen abgeschlossen werden kann.  

Dabei schwebt über einem Projekt bis zuletzt das Damoklesschwert: Denn bei ungenauer Schätzung und unvorhersehbaren Geschehnissen, die kurzfristige Änderungen bedingen, drohen schnell Lieferverzögerung, unkalkulierbarer Mehraufwand auf Inputseite oder schlechte Qualität des Outputs.

Agiles Projektmanagement – ein möglicher Lösungsansatz

Um die Jahrhundertwende nahmen sich einige kluge Köpfe im IT-Bereich dieses Problems an – das Ergebnis war die Geburtsstunde der agilen Prinzipien. Diese finden nun seit Jahren nicht nur in der IT, sondern auch abseits dieser Anwendung. Bestes Beispiel: Die Frameworks Scrum oder Kanban werden längst nicht mehr exklusiv von Entwickler-Teams verwendet.

Doch so groß die Einigkeit um das Potenzial des agilen Arbeitens ist, ähnlich groß scheint auch die Unsicherheit zu sein - und damit die Hürde, tatsächlich einen ersten Schritt zu gehen.

Was bedeutet Agiles Projektmanagement?

Im sogenannten Agilen Manifest sind die Werte und Grundprinzipien für die Kollaboration und die Arbeitsweise in Projekten festgelegt. So besagen diese Grundprinzipien beispielsweise, dass sich ein Team am besten selbst organisiert und dabei regelmäßig reflektieren muss, um effizienter zusammenzuarbeiten. Als einige der erfolgsbestimmenden Faktoren gelten die Motivation der Teammitglieder und das volle Vertrauen in diese. In Bezug auf das Projekt selbst stellt das agile Manifest nachhaltige Entwicklung, Exzellenz in Design und Funktion und Einfachheit an oberste Stelle.

Über die Jahre haben sich neben den allseits bekannten Frameworks Scrum und Kanban verschiedene weitere Methoden entwickelt. Zu den wohl relevantesten gehören Lean, Lean Startup und Design Thinking. Jede dieser Ausprägungen fußt auf der agilen Idee, wendet diese aber unterschiedlich an und hat daher eigene Vor- und Nachteile. Auch können Frameworks je nach Bedürfnissen kombiniert oder für die Bedürfnisse eines Teams abgewandelt werden.

Deshalb lohnt sich Agiles Projektmanagement bereits bei kleinen Projekten

1. Minimiertes Risiko des Misserfolgs

Typisch für die agile Arbeitsweise sind Iterationen, in Scrum werden diese Sprints genannt. Es handelt sich hierbei um kurze Arbeitsabschnitte von einigen Tagen bis wenigen Wochen, die mit einem Planungsmeeting beginnen und durch ein Abschlussmeeting mitsamt Feedbackrunde beendet werden. Dabei gilt: je kritischer die Projektphase, desto kürzer die Iterationen. Schließlich verringert sich durch jede Iteration das Risiko des Scheiterns. Und zwar, weil nicht der Plan, sondern vielmehr das Ziel im Agilen an oberster Stelle steht. Durch regelmäßiges Evaluieren und Neuausrichten des Projekts kann das Segel auch bei situativen Veränderungen auf Kurs gehalten werden.

2. Präzise geschätzter Aufwand und effektives Tracken des Fortschritts

Teams organisieren sich am besten selbst. Das gilt beispielsweise auch beim Schätzen von Arbeitsaufwand in einem Projekt: Denn wer, wenn nicht das zuständige Teammitglied selbst, hat die beste Vorstellung davon, wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nehmen wird? Sollte diese Schätzung einmal ungewohnt hoch ausfallen, muss nach Ursachen gesucht werden: Ist ein Teammitglied etwa unerfahren und bräuchte relativ lange für eine Aufgabe, könnte es von einem erfahreneren Teammitglied an seiner Seite profitieren. Hierdurch würde sich nicht nur die Arbeitszeit verringert, sondern sich auch eine optimale Lerngelegenheit ergeben. Auch kann sich bei Nachfrage herausstellen, dass etwa ein scheinbar kleines Extra-Feature einen enormen Mehraufwand mit sich brächte, welcher in keinem Verhältnis zum Nutzen steht und somit erst einmal außen vor gelassen werden kann.

3. Arbeiten mit priorisiertem Backlog

Stellen wir uns ein Projekt als Dreieck vor, bei dem die Ecken Ressourcen, Qualität und Umfang darstellen. Im agilen Ansatz sind dabei der Input-Parameter Ressourcen, d.h. verfügbares Zeit- und Geldbudget, sowie der Output-Parameter Qualität fix. Variabel hingegen ist der Umfang, und dort greift das Thema Priorisierung. Kommt es nämlich in einem agilen Projekt zu Verzögerungen, so sollen nach Möglichkeit Deadline, Budget und Qualität noch immer eingehalten werden können. Möglich ist das, wenn die Aufgaben der Wichtigkeit nach abgearbeitet werden. Hier kann zum Beispiel nach einem Muss-, Soll- und Kann-Schema eingeteilt werden. Zudem ist bei der Planung wichtig zu bedenken, dass auch das Testen von fertigen Produktbereichen bereits parallel geschehen sollte, damit unter Zeitknappheit am Ende nicht die Qualität des Endproduktes leidet. Informiere dich weiter bei uns über das überaus wichtige Zeitmanagement. 

4. Greifbare Ziele durch Visualisierung

Zusätzlich kann es sehr hilfreich sein, geeignete Tools zur Sichtbarmachung heranzuziehen: Egal, ob durch ein analoges Kanban-Board, oder mithilfe einer kostenlosen agilen Organisationssoftware wie etwa dem BEMboard oder – einfach und effektiv – Trello. Die Visualisierung der Projektprozesse und die Illustration, also das Priorisieren des Backlogs, das Planen der Arbeitsschritte, dem Tracken des Fortschritts sowie die regelmäßige Evaluation erleichtern es, eine strukturierte Übersicht zu behalten und das Ziel immer im Blick zu haben. Zum Tracking des Fortschritts und auch des Ressourceneinsatzes empfiehlt sich außerdem die Verwendung eines sogenannten Burn-up- oder Burn-down-Charts, wo auf der x-Achse die Projektdauer und auf der y-Achse wahlweise das verbleibende Budget oder der Anteil der bereits fertiggestellten Arbeitsschritte angetragen wird.

5. Lerneffekte durch Evaluierung

Wenn das Projekt am Ende abgeschlossen ist, lohnt es sich sehr, einen Blick in den Rückspiegel zu werfen. Was spießig und übertrieben klingt, spielt tatsächlich eine große Rolle: Denn agiles Arbeiten heißt, kontinuierlich nach Effizienz und Verbesserung zu streben. Das bedeutet, sich im Team fortlaufend weiterzuentwickeln und Reibungen zu beseitigen. Die Aufarbeitung von Lernerfolgen kann enorm dabei helfen, dieselben Fehler und Reibungsverluste beim nächsten Mal zu vermeiden oder den Umgang mit schwierigen Kund:innen noch machbarer zu gestalten.

📌Fazit zum Agilen Projektmanagement

Der Einstieg in die agile Arbeitsweise ist kein Hexenwerk. Bereits mit einigen einfachen Best Practices und Tools kann die Anwendung agiler Prinzipien spielend gelingen und bereits in kleinen Projekten zeigen sich viele Vorteile gegenüber dem klassischen Ansatz.

Trotzdem kann man die agile Arbeitsweise niemandem aufzwingen, denn entscheidend ist an erster Stelle die intrinsische Motivation des Teams –somit sind sämtliche theoretischen Vorteile hinfällig, wenn das Team nicht freiwillig bei der Sache mitzieht. Je größer das Team und je umfassender die Projekte außerdem werden, desto schwieriger wird auch die Koordination untereinander.

Für eine langfristig erfolgreiche agile Arbeitsweise und die volle Nutzung des Potenzials empfiehlt es sich daher, sich tiefgehend, vielleicht sogar in einer professionellen Fortbildung, mit der Materie zu befassen und auf eine der agilen Arbeitsmethoden festzulegen, die ideal auf die Bedürfnisse des Projekts oder Unternehmens passt.