In diesem Artikel

Beginnen wir mit der Beantwortung der Frage, was eine Spesenabrechnung überhaupt ist: Der Begriff Spesenabrechnung beschreibt eine Abrechnung von Kosten, die dir bei einer Reise aus beruflichen Gründen entstehen. Diese Kosten setzen sich in der Regel zusammen aus den Fahrtkosten, den Kosten für Übernachtung, einem sogenannten Verpflegungsmehraufwand und weiteren diversen Kosten. Spesen ist ein Wort, welches seinen Ursprung im Lateinischen hat. Das Wort „expensa“ bedeutet hier Ausgabe bzw. Aufwand. Vielen ist die Spesenabrechnung besser bekannt als Reisekostenabrechnung. Berechtigt für die Erstellung einer Spesenabrechnung sind sowohl Angestellte als auch Freelancer:innen. Im folgenden Artikel erfährst du, was für eine korrekte Spesenabrechnung alles zu beachten ist und was alles abgerechnet werden kann.

Was genau Stellen die Spesen in einer Spesenabrechnung dar? 

Spesen sind Aufwendungen, die dir als Freelancer:in bei der Ausübung deines Geschäftes entstehen. Sie stellen für dich Betriebsausgaben dar, die korrekt abzurechnen und zu verbuchen sind. Doch im Gegensatz zu einem Angestellten ist es für dich keine Selbstverständlichkeit, dass ein:eine Kund:in für diese Kosten auch aufkommt. Damit es für dich später nicht ganz nach dem Motto „Außer Spesen nichts gewesen“ kein Verlustgeschäft wird, muss der:die Kund:in für die Bezahlung deiner Spesen zustimmen. Viele Freelancer:innen bleiben nicht selten auf den entstandenen Kosten sitzen. Deshalb gibt es einige Möglichkeiten für dich, wie die Spesen abgerechnet werden können.

Möglichkeiten zur Erstellung einer Spesenabrechnung

WICHTIG: Die Steuer-Flatrate lohnt sich für den Freelancer:innen nur dann, wenn die Spesen im Vergleich zum Wert des Auftrages auch überschaubar sind. Überdies ist darauf zu achten, dass hier kein preislicher Nachteil gegenüber der Konkurrenz entsteht.

Eine Spesenabrechnung erstellen 

Wie bereits einleitend erwähnt, haben sowohl Angestellte eines Unternehmens, die im Auftrag der Firma eine Geschäftsreise tätigen als auch Freelancer:innen das Recht, eine Spesenabrechnung zu erstellen. Doch es gibt einen großen Unterschied: Ein:eine Angestellte:r sammelt während seiner:ihrer Dienstreise einfach all seine:ihre Belege für die ihm:ihre entstandenen Kosten. Diese werden dann von dem:der Arbeitgeber:in in voller Höhe ersetzt. Für dich als Selbständige:r oder Freelancer:in ist dies aber nicht ganz so einfach. Deshalb gibt es für dich bei der Spesenabrechnung folgende Punkte zu beachten:

• Alle Ausgaben, die dir bei deiner Geschäftsreise entstehen, gelten gegenüber dem Finanzamt als Betriebsausgaben
• Die entstandenen Kosten stellen eine Minderung der Einnahmen dar. Aus diesem Grund mindert sich auch die Einkommenssteuer
• In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder in der Gewinn-Verlust-Rechnung gilt es die Reisekosten als Betriebsausgaben anzugeben
• Alle Belege über die angefallenen Reisekosten musst du sorgfältig aufbewahren

WICHTIG: Nur wenn die Kosten in angemessener Höhe anfallen, werden sie auch als Spesen anerkannt.

Welche Aufwendungen finden in der Spesenabrechnung Berücksichtigung?

Vom Finanzamt werden vier Kostenarten bei den anfallenden Kosten in der Regel anerkannt.

• alle Arten von Fahrtkosten
• Kosten für Übernachtung
• Kosten für Verpflegung
• Anfallende Reisenebenkosten

1. Erstattung der Fahrtkosten 🚘

Fahrtkosten stehen immer in einem direkten Zusammenhang mit einer Geschäftsreise. Unabhängig davon, welches Transportmittel von dir genutzt wird, werden diese erstattet. Geltend gemacht werden können von dir:

• Tickets für den Flug
• Tickets für die Bahn
• Tickets für den öffentlichen Nahverkehr
• angefallene Kosten für Taxifahrten
• entstandene zusätzliche Kosten wie beispielsweise Parkgebühren oder Mautgebühren

WICHTIG: Auch Kosten, die für die Anfahrt zum Bahnhof oder Flughafen entstehen, sind geltend zu machen und werden erstattet.

 Anreise mit dem privaten PKW

Bei einer Anreise mit dem privaten PKW gilt für dich eine vom Finanzamt festgeschriebene Regelung. Hier ist ein Pauschalsatz von 0,30 € pro gefahrenem Kilometer geltend zu machen. Verwendest du ein Fahrzeug, welches zu deinem Betriebsvermögen gehört und nur beruflich genutzt wird, besteht die Möglichkeit alle tatsächlichen Kosten als Auslage geltend zu machen. Dazu gehören:

• Kosten für Treibstoff
• Versicherung für das Fahrzeug
• Wartungskosten
• Kosten für Kfz-Steuer

In der Regel aber geht das Finanzamt immer von dem Fall aus, dass mit einem solchen Fahrzeug auch private Fahrten unternommen werden. Aus diesem Grund musst du dafür sorgen, dass betriebliche und private Fahrten genau voneinander getrennt werden. Dies ist am besten durch das Führen von einem Fahrtenbuch möglich.

2. Kosten für die Übernachtung 🛏

Um Kosten für die Übernachtung geltend zu machen, gilt eine bestimmte Regelung. Diese besagt, dass der Ort für die Geschäftsreise so weit vom Wohnort von dir entfernt sein muss, dass eine Heimreise nach dem geschäftlichen Termin nicht mehr machbar ist. Eine Übernachtung ist möglich in einem Hotel, einer Pension, einem angemieteten Appartement oder sonstigen Übernachtungsmöglichkeiten wie beispielsweise einer Jugendherberge. Auch hier gibt es für dich wichtige Punkte zu beachten:

• Die Kosten, welche auf einer Rechnung für die Übernachtung ausgewiesen sind, kannst du steuerlich geltend machen
• Liegt dir kein Beleg für die Übernachtungskosten vor, dann gilt die Übernachtungspauschale. Diese vom Finanzamt festgelegte Pauschale beträgt in Deutschland derzeit 20 Euro (Stand: 2019).

3. Kosten für Verpflegung 🍔

Wenn du auf die Geschäftsreise gehst, musst du natürlich auch etwas essen. Bei den dafür entstehenden Kosten spricht man vom Verpflegungsmehraufwand. Inkludiert sind hier alle Kosten für Speisen und Getränke. Voraussetzung ist, dass du diese nicht selbst zubereiten kannst. Abgedeckt werden diese Spesen durch eine Verpflegungspauschale. Diese richtet sich nach der Zeit der Abwesenheit, in der du als Freelancer:in geschäftlich unterwegs bist. Hier gelten folgende Regelungen für die Verpflegungspauschale:

• Abwesenheit unter acht Stunden: kein Anspruch auf Erstattung
• Abwesenheit über acht Stunden: 12 € Verpflegungspauschale
• Abwesenheit von 24 Stunden: 24 € Verpflegungspauschale
• Abwesenheit über Nacht: 12 € Verpflegungspauschale

WICHTIG: Bei einer Übernachtung mit Frühstück ist zu beachten, dass sich die Verpflegungspauschale um einen Betrag in Höhe von 4,80 € mindert, wenn das Frühstück bereits im Preis für die Übernachtungskosten enthalten ist. Werden während dem Geschäftstermin vom Kunden Speisen gereicht, so müssen auch diese von der Pauschale abgezogen werden. Für ein Mittagessen ist die Pauschale um 20 % zu mindern, für ein Abendessen beträgt die Minderung 40 %.

4. Anfallende Reisenebenkosten 🛍

Auf einer Geschäftsreise können für dich nicht nur die beschriebenen Spesen wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Kosten für Verpflegung anfallen. Auch sonstige Kosten finden in der Spesenabrechnung ihren Platz. Zu diesen sonstigen Reisenebenkosten gehören:

• Anfallende Gebühren für Internet und Telefon
• Kosten für Gepäcktransport
• Reinigung für geschäftliche Anlässe getragene Kleidung
• Ausgaben für kleinere Geschäftsgeschenke oder andere Aufmerksamkeiten

Welche Spesensätze gelten beim Aufenthalt im Ausland für die Spesenabrechnung?

Bei einer Geschäftsreise ins Ausland gelten für dich als Freelancer:in andere Regelungen. Die einfachen und leicht verständlichen steuerlich geltenden Pauschalen gibt es hier in vielen Fällen nicht. Vielmehr zeigt es sich, dass jedes Jahr für fast jedes Land neue Spesensätze festgelegt werden. Allein mit Wirkung zum 01. Januar 2018 gab es Änderungen in über 50 verschiedenen Ländern. Auch in Europa gab es neue Spesensätze für Portugal, Finnland, Norwegen, Dänemark und Belgien.

Um dir eine Spesenabrechnung für das Ausland nicht noch schwieriger und unübersichtlicher zu machen, stellt das Finanzamt eine Liste mit den Spesensätzen für das Ausland zur Verfügung.

Mustervorlage für die Spesenabrechnung

Formulare für die Spesenabrechnung oder Reisekostenabrechnung werden nicht nur von Mitarbeiter:innen eines Unternehmens genutzt. Auch du als Freelancer:in greifst darauf zurück. Dies hat durchaus seine Gründe. Ein Formular für die Spesenabrechnung brauchst du für deine Steuererklärung, aber auch für eine Weitergabe der Spesen an deine Auftraggeber:innen zur Begleichung bedürfen einer genauen Auflistung der entstandenen Mehraufwendungen. Aus diesem Grund wird die Nutzung sehr empfohlen. Eine Mustervorlage zur Reisekostenabrechnung gibt es beispielsweise hier. Du kannst diese Vorlage ganz nach deinen Bedürfnissen anpassen.

 Kurze Erklärung zum Ausfüllen des Formulars

• Im ersten Schritt musst du dir die Vorlage herunterladen
• Anschließend kannst du die Daten deiner Firma eingeben
• Im Anschluss folgen deine persönlichen Daten (Mitarbeiternummer, Abteilung entfallen bei dir als Freelancer:in)
• Danach gib bitte sorgfältig und genau deine Reisedaten mit genauen Zeiten und Reiseziel und dem Grund für die Geschäftsreise ein. Bitte das gewählte Verkehrsmittel nicht vergessen anzukreuzen
• Im nächsten Schritt führst du alle deine angefallenen Spesen von Fahrtkosten bis zu sonstigen Reisenebenkosten auf
• Abschließend das Formular mit Datum und Unterschrift versehen

Spesenabrechnung mit Hilfe einer Software erstellen

Um deine Spesenabrechnung zu erstellen, kannst du dir natürlich auch eine spezielle Software wie bspw. sevdesk zulegen. Dies hängt natürlich auch davon ab, ob für dich Geschäftsreisen häufiger anfallen oder dies nur recht selten vorkommt. Gehören Reisen zu Kund:innen oder Auftraggeber:innen schon fast zum beruflichen Alltag, lohnt sich für dich eine Software durchaus. Sie bietet dir einige Vorteile – die wichtigsten bekommst du hier auf einen Blick:

• Verpflegungspauschalen werden automatisch berechnet
• Dir stehen immer die aktuellen Spesensätze für Inland und Ausland zur Verfügung
• Zeitersparnis und Genauigkeit sind gewährleistet
• Einfache Verwaltung all deiner Spesenabrechnungen

Wie sieht eine korrekte Spesenabrechnung aus?

Steht dir keine Software für die Spesenabrechnung zur Verfügung, musst du für die manuelle Erfassung aller in diesem Artikel genannten Spesensätze, Pauschalen und mögliche Minderungen natürlich genau erfassen. Wie eine korrekte Spesenabrechnung aussehen sollte, veranschaulicht dir das folgende Beispiel in Bezug auf die Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes.

Ausgangslage: Geschäftsreise im Inland / Dauer drei Tage / zwei Übernachtungen

• Erster Tag der Geschäftsreise mit der erforderlichen Anreise = Pauschale 12 €
• Aufenthalt am zweiten Tag = Pauschale von 24 € mit einem Abzug von 4,80 € für das in den Übernachtungskosten enthaltene Frühstück
• Aufenthalt am dritten Tag = Pauschale von 24 € mit einem Abzug von 4,80 € für das in den Übernachtungskosten enthaltene Frühstück
• Abreise am vierten Tag = Pauschale 12 €
• Entstandener Gesamtaufwand in Höhe von 72 €
• Zu verrechnende Abzüge in Höhe von 9,60 €
• Geltend machende Verpflegungspauschale in Höhe von 62,40 €

Spesenabrechnung und Steuererklärung

Als Freelancer:in gehst du mit den anfallenden Spesen gegenüber deinem:deiner Auftraggeber:in in Vorleistung. Für dich bedeutet dies konkret, dass in der Regel die erstatteten Spesen steuerfrei sind. Du musst aber sehr genau darauf achten, dass bei deiner Steuererklärung gegenüber dem Finanzamt die Spesenabrechnungen als Anhang vorliegen müssen. Du hast aber auch die Option, deine Spesen über die Steuererklärung abzurechnen, allerdings fallen diese dann in den Bereich Werbekosten. Für Rückfragen deinerseits steht dir aber für das Thema Spesenabrechnung auch jederzeit dein:deine Steuerberater:in hilfreich zur Seite.

📌Spesenabrechnung stellen – Fazit

Mit der Spesenabrechnung fasst du alle Kosten zusammen, die dir durch eine Geschäftsreise entstanden sind. Diese Kosten setzen sich aus Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und den Reisenebenkosten zusammen. Für die Ermittlung deiner Spesen musst du einerseits die gesetzlich geregelten Pauschalen beachten und zum anderen alle Belege sammeln, die für Kosten entstanden sind. Bei den Fahrtkosten kannst du für die Berechnung auch eine Mischform anwenden. Hier gilt es zwischen einem Dienstfahrzeug oder dem privaten Fahrzeug zu unterscheiden. Sehr zu empfehlen ist bei Fahrten mit dem PKW das Führen von einem Fahrtenbuch.