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Je nachdem wie groß dein Unternehmen ist und wie viele Projekte deine Kolleg:innen und du gerade am Laufen habt, kann das Management von Freelancer:innen eine echte Herausforderung sein. Man weiß auf einmal nicht mehr, wann man eine:n Freelancer:in genau eingestellt hat. Man ist sich nicht sicher, ob man Aufträge auch hinreichend kommuniziert hat. Vielleicht werden sogar Sozialversicherungsbeiträge fällig, wenn man etwas falsch macht. Im Folgenden geben wir dir und deinem Unternehmen Hilfestellung in Form von wichtigen Informationen und nützlichen Tools, sodass das Freelancer:innen Management in deinem Unternehmen in Zukunft glattläuft.

Freelancer:innen Management – die wichtigen Infos

Die Zahl an Freiberuflichen steigt nicht nur in Deutschland, sondern auch in der gesamten Welt immer rasanter an. Im Jahre 2018 waren in Deutschland 1,4 Millionen Menschen selbstständig, doppelt so viele wie noch im Jahre 2000. Es wird geschätzt, dass im Jahr 2027 50 % aller US-amerikanischen Arbeitskräfte Freelancer:innen sein werden. Durch die Corona-Pandemie könnte dieser Prozentsatz sogar schon früher eintreten. Das Anstellen und Management von Freelancer:innen wird also für Unternehmen jeglicher Art immer mehr zum Alltag werden. In dieser Hinsicht gibt es einiges zu beachten. Von der richtigen Art des Vertrags, über die Falle der Scheinselbstständigkeit, für die dein Unternehmen sogar rückwirkend Beiträge zahlen könnte, bis hin zu den richtigen Tools.

Freelancer:innen Management – Der richtige Arbeitsvertrag

Der erste Schritt der Zusammenarbeit mit Freelancer:innen ist natürlich die Findung. Wo bekomme ich eine:n Freelancer:in her, der:die genau das kann, was ich für mein Unternehmen brauche? Zum Glück nimmt dir Junico hier die Arbeit ab und wartet mit einem riesigen Pool an Freelancer:innen auf dich, die über genau die Expertise verfügen, nach der du suchst. Aber was gilt es zu beachten, wenn dein Unternehmen und du nun die passende Arbeitskraft gefunden habt? Einer der wichtigsten Aspekte, bevor es an die Erarbeitung des Auftrags geht, ist auf jeden Fall der Arbeitsvertrag.

Nicht nur die Art des Arbeitsvertrags ist wichtig

Zuerst einmal solltest du die wichtigsten Unterschiede zwischen Werkvertrag und Dienstleistungsvertrag kennen, damit du den richtigen Honorarvertrag auswählst. Darüber hinaus gibt es jedoch noch einige andere Dinge zu beachten. Saubere, unmissverständliche Formulierungen sind entscheidend, damit es im Vertrag auch zu keinem Missverständnis kommt. Gerade in einem größeren Unternehmen, das mehrere Freelancer:innen zur gleichen Zeit und in vielen verschiedenen Abteilungen beschäftigt, ist es wichtig, Freelancer:innen nicht einfach über einen Kamm zu scheren. Verträge sollten hier im besten Fall individuell gestaltet und auf den:die jeweilige:n Freelancer:in zugeschnitten sein. Sollte dies aufgrund der Größe deines Unternehmens nicht möglich sein, so sollte es zumindest Musterverträge für jeden einzelnen Bereich geben, in dem deine Freelancer:innen tätig sind. So vermeidest du unnötige Verwirrung und frustrierende Verzögerungen. Als Faustregel gilt, je komplexer der Arbeitsbereich, desto wichtiger sind exakte Definitionen im Vertrag.

Weitere wichtige Instruktionen für einen guten Vertrag

• definiere die Aufgaben der Freelancer:innen klar
• regle die Umsetzung des Vereinbarten genau
• setze die Fristen für den Auftrag ebenso klar
• kläre die Vergütung
• mache deutlich, wie es mit der Abnahme und eventuellen Zurückbehaltungsrechten aussieht
• lege fest, ob es eine Verschwiegenheitspflicht gibt
• kläre, ob es eine Konkurrenzklausel gibt, Freelancer:innen also nicht gleichzeitig bei einem Konkurrenzunternehmen arbeiten sollen
• gehe sicher, dass Freelancer:innen nicht weisungsgebunden sind, sonst könnte Scheinselbstständigkeit entstehen

Scheinselbständigkeit – die große Falle?

Achtung bei der Scheinselbstständigkeit! Sollte es dir und deinem Unternehmen passieren, dass Freelancer:innen aufgrund gewisser Bedingungen als sogenannte Scheinselbständige angestellt sind, dann kostet das teures Geld. Dabei muss dein Unternehmen nicht einmal mit Absicht gehandelt haben. Wenn ein:e Freelancer:in in deinem Unternehmen auf eine gewisse Weise arbeitet, die entgegen gesetzlicher Regelungen geschieht, dann werden Sozialversicherungsbeiträge fällig. Und zwar vom Zeitpunkt der ersten Anstellung an, also auch rückwirkend.

Wichtig ist hier, dass nicht der Vertrag, sondern die Arbeitsweise von Freelancer:innen im Unternehmen entscheidend ist. Ein:e Freelancer:in darf nicht weisungsgebunden sein, muss also selbst bestimmten können, wo und wann er:sie arbeitet. Sollte dies nicht der Fall sein, dann schützt auch Unwissen vor den zusätzlichen Kosten nicht.

Es gibt einige Symptome der Scheinselbständigkeit, die dein Unternehmen und du unbedingt vermeiden solltet. Dazu gehört zum Beispiel, dass Computer, Dienstwagen oder Arbeitsplatz von der:dem Arbeitgeber:in gestellt werden. Oder aber das Gehalt ist gleichbleibend und auch wiederkehrend, z.B. eine feste Summe auf monatlicher Basis und nicht nur als einmalige Entlohnung. Weiterhin ist ein Indiz, dass der:die Mitarbeiter:in Urlaubs- und Krankentage innerhalb des Unternehmens in Anspruch nehmen kann und diese sogar bezahlt bekommt. Achte also genau auf das Beschäftigungsverhältnis zwischen deinem Unternehmen und deinen Freelancer:innen, damit du unnötige Kopfschmerzen vermeiden kannst.

Tools für das Freelancer:innen Management

Du hast deine:n Freelancer:in nun also gefunden. Du hast einen Vertrag aufgesetzt und unterschreiben lassen. Du hast dich vergewissert, dass es bei dem Arbeitsverhältnis zu keinem Problem kommen wird und kannst dich darauf verlassen, dass deine Freelancer:innen auch genau über den Auftrag Bescheid wissen. Nun sind aber dennoch nur die ersten Schritte getan. Weiterhin musst du mit deinen Freelancer:innen im Kontakt stehen, sichten, woran und wie sie arbeiten und delegieren. Zum Glück gibt es hier in Bezug auf das Freelancer:innen Management eine Vielzahl an Tools online, die dich genau dabei unterstützen.

Hast du nur ein kleines Team an Freelancer:innen oder fängst vielleicht gerade erst an, Management für deine Freelancer:innen zu betreiben, so ist der Onlinedienst Trello sicherlich eine gute Wahl. Der Dienst ermöglicht eine Vielzahl an Verwaltungs- und Organisationsmöglichkeiten und ist einfach zu bedienen.

Im Bereich Content-Mangement wirst du natürlich auf eine grundlegende Struktur nicht verzichten können. Blogging-Systeme wie Wordpress sind solide Systeme zum Überblicken aller Aktivitäten und Tätigkeiten deiner Freelancer:innen. Wordpress ist kostenlos und verfügt zusätzlich über viele SEO-Optionen, die es dir erleichtern, in den Suchmaschinen ganz oben mitzumischen. Eine Alternative ist Blogger von Google, wo du mit der integrierten Funktion AdSense den Blog für dein Unternehmen ohne Weiteres monetarisieren kannst.

Wenn du es gerne ein bisschen umfassender haben möchtest, können wir dir den Dienst Basecamp ans Herz legen. Der von Millionen Nutzern verwendete Dienst bietet einen umfassenden Überblick über Arbeitsprozesse und Mitarbeiter:innen, die an deinen Projekten arbeiten. Der Dienst bietet ein Message Board an, To-do-Listen, File-Upload- und -Share-Dienste sowie automatische Check-ins. Eine weitere beliebte Alternative ist der Dienst Smartsheet, der ebenfalls einiges an Funktionen für die Verwaltung von Teams und Projekten bereitstellt.

In Sachen Abrechnung und Finanziellem bietet sich die Website due.com an. Hier ist in Sachen Abrechnung und Nachverfolgung für das Finanzielle alles ganz unkompliziert geregelt. Man kann einsehen, wie viele Stunden Freelancer:innen arbeiten und welche Rechnungen es zu bezahlen gibt.

Weitere nützliche Tools und Apps für das Freelancer:innen Management

• TogglPlan (Planungssoftware für Projekte)
• GitHub (Projektmanagement-App besonders für Programmierer:innen und Coder:innen)
• ClickUp (Umfangreiche App für alle möglichen Bereiche des Management)
• lano.io (Freelancer:innen Management System)
• 15Five (Performate Management Suite, Kommunikation)
• Asana (Team Management App)
• uvm.

📌Fazit: Freelancer:innen Management

Das Freelancer:innen Management mag auf den ersten Blick vielleicht wie eine Mammutaufgabe aussehen. Doch wenn du an alle wichtigen Dinge denkst, dann verspricht die Zusammenarbeit mit Freelancer:innen eine spannende und bereichernde Perspektive für deine Projekte. Achte dabei einfach auf einen klar und deutlich formulierten Arbeitsvertrag, sei dir über die Gefahren der Scheinselbstständigkeit im Klaren und nutze die Vielzahl an tollen Tools, die online für dich und dein Team bereitstehen. Von Trello für Anfänger, bis Basecamp, bis hin zu due.com für das Finanzielle wirst du mit deinen etwaigen organisatorischen Problemen alles andere als allein gelassen. Für alles Weitere stehen wir dir hier bei Junico jederzeit mit umfassenden Infos und tollen Freelancer:innen zur Verfügung.